Fra PDF til bedre brukerreise og dataflyt
I 2024 trengte Barne- ungdoms- og familiedirektoratet (Bufdir) å effektivisere prosessen for å rekruttere fosterhjem. Etter å ha gjort en intern tverrfaglig vurdering i Innovasjons- og digitaliseringsrådet, var anbefalingen var tydelig: Altinn Studio skulle brukes til å digitalisere skjemaet for egenpresentasjon i fosterhjemsprosessen. Skjemaet brukes av alle som vurderer å bli fosterhjem og ønsker å presentere seg nærmere for fosterhjemstjenesten.
Bufdir satte sammen et tverrfaglig team med produkteier, UX-designer, utvikler og en nyutnevnt Altinn Studio-systemansvarlig. Ingen hadde erfaring med Altinn Studio, men teamet startet med tydelige mål, kartla dataflyten og tegnet opp hele brukerreisen.
Underveis oppdaget de at oppgaven var mer kompleks enn forventet:
Det tok tid før vi innså at oversettelse av en PDF til digitalt format innebar håndtering av fire ulike flyter. MVP-en måtte derfor omfatte alle disse, og vi gjennomførte flere forbedringer som følge av lovendringer og endret praksis i staten. I tillegg identifiserte vi noen juridisk gjeld som krevde noe ekstra arbeid og tett dialog med fagmiljøet, forteller Bufdir.
En ekstra utfordring var at skjemaet skulle støtte to søkere, en funksjon som først ble tilgjengelig sent i 2025. Det tok mer tid enn forventet å få nødvendig funksjonalitet fra Digdir og å få flyten mellom søkerne til å fungere.
Bufdir etablerte dermed tidlig kontakt med Altinn Studio-produktteamet:
- Vi etablerte tidlig kontakt med produktteamet i Altinn Studio og fikk både god introduksjon og verdifull støtte. Digdir reagerte raskt da vi ba om opplæring hos Nina Kristine Eksaa Kylstad, og vi hadde flere runder med produkteieren i Altinn Studio, Ronny Birkeli, for praktiske råd i de senere fasene, fortsetter Bufdir.
Status og veien videre
Skjemaet er ferdig utviklet, men ikke lansert. Integrasjonen mot Altinn kan først fullføres når Sikri (fagsystemleverandør) oppgraderer sin løsning, planlagt i 2026. Dette viser hvor viktig det er å avklare leverandøravhengigheter tidlig. For å holde fremdriften har Bufdir laget en midlertidig løsning med SvarUt, og vil lansere skjemaet så snart oppgraderingen er gjennomført.
- Prosessen har allerede bidratt til bedre arbeidsflyt. Vi har gjort flere forbedringer av skjemaet og utarbeidet en ny personvernvurdering, noe som har vesentlig forkortet og forenklet prosessen for rekruttering av fosterhjem. Vi er alle fornøyde, selv om skjemaet er ett år forsinket. Nå kan vi si at vi har kompetansen til å lage et nytt skjema raskt og effektivt, med eller uten KI, forteller Bufdir.
Nye skjemaer i Altinn Studio som Bufdir viser til.
Nye skjemaer i Altinn Studio som Bufdir viser til.
Nye skjemaer i Altinn Studio som Bufdir viser til.
Bufdir har en tydelig plan for hvordan de skal gå frem når de i framtiden skal etablere nye tjenester i Altinn Studio. Når det er sagt, forteller de at arbeidet med å standardisere prosessen og håndtere juridisk gjeld alltid tar mer tid enn den tekniske utviklingen.