Det er viktig at posten kommer trygt frem til riktig mottaker på en sikker måte. Samtidig må innholdet som sendes til innbyggeres digitale postkasse, oppfylle kravene til universell utforming og være lett å lese. Vurder også om måten dere sender digital post på, er brukervennlig for innbyggere.
Før du trykker send – sjekk dette
Ved sending av PDF, gjør størrelsen på dokumentet minst mulig. Filstørrelse påvirker brukervennligheten, og det er oppstår gjerne flere feil ved opplasting av store filer.
Sikre at PDF-dokumentene er universelt utformet. Sjekk bruk av overskrifter, fonter, mellomrom osv. Om en blind bruker skal få lest posten sin, må PDF-en du sender være tilrettelagt for verktøy slik at bruker får lest opp innholdet.
Gjør sendingsmønsteret mer brukervennlig
Kan du sende selve dokumentet og ikke lenke til dokumentet? En bruker som får beskjed at det er kommet et nytt brev i sin digitale postkasse, går inn dit, men blir møtt av en lenke som tar brukeren ut av sin postkasse for å lese brevet sitt i en tredjeparts løsning. Eksempelvis en kommune som sender digitale brev til innbygger fra SvarUT. Er innstillingen i SvarUT satt opp til å ikke sende selve dokumentet, sendes det som en lenke. Dette fører til at brukeren må forlate sin digitale postkasse, logge inn på en ny løsning og dermed oppleve en unødvendig omstendelig prosess.
Å ikke inkludere selve dokumentet skaper også problemer for dem som deler sin postkasse med andre. For eksempel har en mor delt tilgang til sin postkasse slik at sønnen kan lese viktig post som kommer til henne. Han opplever imidlertid vanskeligheter med å lese dokumentet, da han blir dirigert til en tredjepartsløsning hvor han ikke har nødvendige rettigheter til å lese brevet.
Baard Håkonsen i Digipost var gjest i ett av våre webinar og kunne fortelle at det er mange som benytter SvarUt som ikke nødvendigvis er klar over at deres forsendelser kan skape utfordring for deres brukere. Hans klare tips er å gå inn i innstillingene og endre fra default-innstilling – til å huke av for «Send dokument til SDP» (se bilde under her).
Oslo kommune endret sitt sendingsmønster
En av de kommunene som har endret sitt sendingsmønster er Oslo kommune. De gikk fra å sende lenke til dokumentet til å sende selve dokumentet. For andre kommuner som vurderer det samme, er det viktig å ta hensyn til brukerens utfordringer.
Samtidig må det gjøres vurderinger med tanke på de økonomiske aspektene. Det koster mer å sende dokumenter til innbyggernes digitale postkasse, enn å sende en lenke til dokumentet. Her må det gjøres en nøye avveining mellom brukervennlighet og økonomi for å sikre at innbyggerne kan lese posten sin på en tilfredsstillende måte. Se prismodell for Digital postkasse for å gjøre en vurdering.
Se webinar om digital postkasse og utenforskap
Har du lyst å høre mer om digital postkasse og brukerinnsikt? Da kan du kan se webinaret hvor hvor Baard Håkonsen fra Digipost og Sigbjørn Råsberg i Tilsynet for universell utforming snakket om digital postkasse og utenforskap.