Er du usikker på hva du skal journalføre? Den nye veilederen for journalføring fra Nasjonalarkivet gir deg kontrollspørsmål, begrepsforklaringer og eksempler fra hverdagen.
Hvem er veilederen for?
Veilederen er for deg som jobber i en virksomhet med journalføringsplikt, og som skal vurdere hva som skal journalføres. Det gjelder for eksempel ansatte i statlige og kommunale virksomheter, og i andre virksomheter som fatter enkeltvedtak eller lager forskrifter.
Dette finner du i veilederen
- En forklaring på hva journal og journalføring er, og hvorfor det er viktig
- Tre spørsmål som hjelper deg å avgjøre om du skal journalføre et dokument
- Eksempler, blant annet om e-post, prosjektdokumenter i SharePoint og telefonsamtaler med saksopplysninger
- Hva som ikke trenger å journalføres
- Forklaringer på sentrale begreper, med henvisning til arkivforskriften og offentlighetsloven
- En sjekkliste du kan laste ned og bruke i det daglige arbeidet
Veilederen handler kun om journalføring. Den svarer ikke på spørsmål om innsyn etter offentlighetsloven.
Hvilke dokumenter skal du journalføre?
Veilederen viser til tre spørsmål som kan hjelpe deg å avgjøre om du skal journalføre et dokument:
- Er dokumentet et saksdokument?
- Er det sendt inn til eller ut av virksomheten?
- Er dokumentet gjenstand for saksbehandling, og kan det senere brukes til å bekrefte forholdene det gjelder?
Hvis du kan svare ja på alle tre spørsmålene, skal du journalføre dokumentet. Eksempler til hvert spørsmål og hva som anses som et dokument finner du i veilederen for journalføring.
Hva trenger du ikke å journalføre?
Veilederen viser til noen unntak for dokumenter som ikke trenger å journalføres, blant annet for organinterne dokumenter og dokumenter i innsynssaker.
- Organinterne dokumenter er interne dokumenter som etter hovedregelen ikke er journalføringspliktige. Dokumenter med virksomhetens endelige avgjørelse i en sak skal du likevel journalføre. Virksomheten må selv vurdere om andre interne dokumenter skal journalføres.
- Dokumenter i saker om innsyn, altså innsynskrav og svar på dem, trenger du som hovedregel ikke å journalføre. Dersom de inneholder en nærmere begrunnelse, en klage, et krav om betaling for innsyn eller spørsmål om hvordan innsyn skal gis, skal de likevel journalføres.
Arkivplikt
Et dokument kan være arkivpliktig selv om det ikke skal journalføres. Veilederen for journalføring lenker videre til en egen veileder for å vurdere hvilken dokumentasjon som skal forvaltes som arkiv.
Hvorfor er det viktig med journalføring?
Journalen er en oversikt over sakene og dokumentene i virksomheten. Den gjør det lettere å finne igjen dokumenter, og den kan dokumentere når en henvendelse kom inn og hvordan den ble fulgt opp.
Virksomheter skal føre journal for å legge til rette for offentlig innsyn. Det som journalføres gjør det mulig for alle å be om innsyn i, for eksempel gjennom postjournalene som er publisert i eInnsyn. Når virksomhetene journalfører riktig og fortløpende, sikrer vi en åpen offentlig forvaltning. I tillegg blir det lettere å kontrollere hvordan saker er behandlet og besluttet, noe som er viktig for rettssikkerheten og demokratiet.