Fulltekstpublisering - en mulig veg mot færre innsynskrav?

Hva skal vi fulltekstpublisere?

Fulltekstpublisering er en mulig veg mot færre innsynskrav. Forutsetningen er at man publiserer interessante og relevante dokumenter. Dokumenter som ikke er interessante eller relevante vil ikke bli etterspurt og det gir ingen verdi å fulltekstpublisere disse.

Det er smart å gjøre noen vurderinger rundt fulltekstpublisering.

• Kan noe av det vi journalfører automatisk gå ut i fulltekst? Standardiserte søknadsskjema med standardiserte svar kan kanskje publiseres automatisk?
• Bruker vi for mye tid på fulltekstpublisering? Om vi bruker mer tid på å kvalitetssikre et dokument som skal fulltekstpubliseres enn vi ville brukt på å behandle innsynskravet så gir ikke fulltekstpublisering verdi.
• Kan vi ta i bruk automatisk kontroll? Det er allerede en del som har tatt i bruk automatisk kontroll på hvilken informasjon som ligger i dokumentene, og flere vil kunne gjøre seg nytte av den typen teknologi for å sikre at taushetsbelagte opplysninger ikke blir publisert. Kontakt din arkivleverandør for mer informasjon om automatisk kontroll.
• Er det en mulighet for oss å bruke funksjonalitet for å publisere dokumenter i fulltekst når vi besvarer et innsynskrav? Ved å bruke denne typen funksjonalitet unngår vi å få innsynskrav på samme dokument flere ganger og vi vil få mange etterspurte dokumenter i fulltekst over tid. Arkivleverandørene leverer denne funksjonaliteten og kan kontaktes for mer informasjon.

Fulltekst er framtida og bør tas i bruk snarest mulig

Alle vil ikke kunne bruke fulltekst på samme måte, og det er viktig å finne en måte som passer for din virksomhet. Fulltekst er et viktig bidrag til å redusere, stabilisere og holde veksten av innsynskrav på et moderat nivå.