Retningslinjer for bruk av Kontakt- og reservasjonsregisteret

• Opplysninger i registeret (e-postadresse og telefonnummer) skal benyttes til varsling etter eForvaltningsforskriften § 8, 3. ledd.
• Forvaltningsorganet skal sjekke innbyggers reservasjonsstatus for å kunne sende viktige brev digitalt uten samtykke.
• Informasjonen i registeret kan benyttes i forbindelse med saksbehandling og utføring av forvaltningsoppgaver for øvrig, jmf. eForvaltningsforskriften § 29 andre ledd.

Virksomhetene kan bruke opplysningene til å utføre sine forvaltningsoppgaver. Om registeret kan brukes vil i hvert enkelt tilfelle måtte bero på en konkret vurdering. Et styrende prinsipp for bruk av registeret skal være at virksomhetene tar brukens perspektiv når man vurderer hvordan man skal bruke registeret. Retningslinjene er en samling med vurderingskriterier som skal gjøre det enklere å gjøre denne vurderingen.

1. Bruken av registeret skal være i forbindelse med utøvelse av offentlig myndighet.

• Næringsformål, markedsføring eller annen bruk som er å regne som privatrettslig er ikke lov.
• Formålet med utsendelsen må være forankret i virksomhetens samfunnsoppdrag.
• Dette kan være for eksempel i lov, tildelingsbrev stortingsmelding eller andre relevante kilder.
  

2. Innbyggerens behov er viktigere enn forvaltningens

• Meldinger som sendes til adresser i registrert skal være av en slik art at den inneholder informasjon det er av viktighet at den registrerte mottar og/eller er av viktighet for virksomheten at den registrerte mottar.

• Utsendelser bør i så stor grad som mulig kunne avgrenses til de enkeltpersoner som er berørt, for eksempel geografisk eller demografisk.

• Desto flere mottakere som budskapet ikke vil være relevant for, desto høyere terskel skal det være for å bruke registeret til utsendelsen.

3. Bruken av registeret skal vurderes og dokumenteres i hvert enkelt tilfelle

• Vurderingene skal dokumenteres i egen virksomhet
• For å hindre at forvaltningens totale bruk blir til ulempe eller irritasjon for den registrerte, skal vurderingskriteriene tolkes innskrenkende og ikke utvidende når man vurderer om opplysninger i registeret kan brukes.
• En vurdering gjort i et spesifikt tilfelle kan være gyldig for andre utsendelser dersom disse er av samme type.

4. Ta hensyn, kvalitet er viktigere enn kvantitet

• Pass på hvor mye du sender ut, det er mange offentlige virksomheter som også bruker registeret til egne utsendinger. Ingen ønsker å bli spammet.
• Tenk over hvilken kanal du bruker til hvilken informasjon.
• Unngå dobbeltvarsling til både SMS og e-post.
• Vurder om informasjonen kan publiseres i en annen kanal heller enn sendes ut som SMS eller e-post.
  

5. Bruk Digitaliseringsdirektoratet som ressurs ved behov

• Planlegg hvordan din virksomhet skal bruke registeret og meld fra til Digitaliseringsdirektoratet om hvilke bruksområder registeret skal brukes til.
• Lag gjerne interne retningslinjer og hold oversikt over egen bruk.
  

6. Opplys hvor informasjonen er hentet fra

• Når innbyggers digitale kontaktinformasjon vises på nettsider eller det det sendes ut e-post med informasjon bør det fremkomme at adressen er hentet i det nasjonale kontakt- og reservasjonsregisteret.
• Digitaliseringsdirektoratet skal ikke være synlig i informasjonen.
• Det kan lenkes videre til https://www.norge.no/nb/oppdater-kontaktinformasjon for mer informasjon og for å oppdatere informasjon.

Spørsmål om retningslinjene kan rettes til servicedesk@digdir.no