Hvordan vurdere dokumenter for fulltekstpublisering
Det kan være utfordrende å vite hvor man skal begynne når man ønsker å komme i gang med fulltekstpublisering. Å skulle ta for seg alle saksbehandlingsprosessene kan virke overveldende. Et tips er å starte med en prosess og ta de andre senere.
Trafikklysmodell for fulltekspublisering
Som et bidrag i startfasen har vi laget en lavterskel trafikklysmodell for fulltekstpublisering som kan brukes som et utgangspunkt. Vi håper denne kan hjelpe flere med å komme igang med innføring av fulltekstpublisering.
Er svarene på spørsmålene i kategorien ja, øker sannsynlighetene for at dokumentene tilhører kategorien, Dette er KUN en veiledende kategorisering og ansvaret for korrekt publisering ligger hos den enkelte virksomhet.
- Er dokumentet allerede vurdert og gitt innsyn i?
- Inneholder dokumentet offentlig informasjon som allerede er tilgjengelig for allmennheten?
- Er dokumentet fritt for sensitive personopplysninger og data?
- Er dokumentet relevant og nyttig for offentligheten?
- Er dokumentet fritt for taushetsbelagt informasjon?
- Hadde du gitt innsyn ved et eventuelt innsynskrav?
Om svaret på alle spørsmålene over er ja, er dokumentet sannsynligvis i kategorien grønn.
- Er det uklart om dokumentet inneholder informasjon som kan være skadelig ved offentliggjøring?
- Dersom et dokument inneholder flere filer, kan noen av filene fulltekstpubliseres?
- Inneholder dokumentet informasjon/forberedelser om en prosess i tidlig fase?
Om svaret på minst ett av spørsmålene over er ja, er dokumentet i kategorien gul og det bør derfor gjøres en grundig vurdering om dokumentet skal fulltekstpubliseres. Innsyn vurderes ved eventuelt innsynskrav. Dersom du er usikker på om dokumentet inneholder sensitiv eller taushetsbelagt informasjon, kan det ikke fulltekstpubliseres.
- Inneholder dokumentet sensitive personopplysninger som helseopplysninger, økonomiske data eller andre beskyttede opplysninger?
- Er det informasjon i dokumentet som kan skade enkeltpersoner eller virksomheter hvis det blir offentliggjort?
- Er dokumentet underlagt taushetsplikt eller andre juridiske restriksjoner som forbyr publisering?
- Inneholder dokumentet informasjon som kan true nasjonal sikkerhet eller offentlig orden?
Om svaret på minst ett av spørsmålene over er ja, er dokumentet i kategorien rød.
- Er sensitive opplysninger nøytralisert eller skjermet før publisering?
- Er dokumentet vurdert i henhold til gjeldende lovverk og retningslinjer for offentlighet og personvern?
- Er det gjennomført en grundig kvalitetssikring av dokumentet før publisering for å sikre at ingen sensitive opplysninger blir offentliggjort ved en feil?