Statens vegvesen har høyest antall publiseringer i eInnsyn. Hvordan jobber de med åpenhet i så stort omfang? Vi har tatt en prat med dem om erfaringer, gevinster og råd til andre virksomheter om eInnsyn.
Månedens kunde er spalten som løfter fram virksomheter som bruker en eller flere av Digdir sine fellesløsninger. Gjennom samarbeid og deling av erfaringer håper vi det vil inspirere andre virksomheter til å ta i bruk eller utvide bruken av fellesløsningene.
Hvorfor eInnsyn?
eInnsyn er en av Digdirs fellesløsninger og bidrar til åpenhet i offentlig forvaltning, styrker innbyggernes rettigheter og ivaretar demokratiet. Norge har et av verdens beste regelverk for åpenhet og innsyn i offentlig sektor, også kalt offentlighetslova. For å kunne etterleve dette regelverket er vi avhengige av gode løsninger for innsyn. Her spiller eInnsyn en helt sentral rolle. Løsningen gjør det mulig for offentlige virksomheter å publisere og behandle innsynskrav. Samtidig kan innbyggere og media fritt søke og be om innsyn i offentlige dokumenter og postjournaler.
1,5 millioner journalposter årlig
Statens vegvesen har publisert postjournaler i eInnsyn siden 2012, og som en av landets største statlige virksomheter er åpenhet en viktig del av deres arbeid. I dag har de rundt 12 millioner søkbare journalposter og dokumenter tilgjengelig i løsningen, som gjør de til en av de største brukerne av eInnsyn.
– Årlig produserer vi i underkant av 1,5 millioner journalposter. Alle saksdokumenter publiseres, både inngående, utgående og interne dokumenter, sier Anita Hoøy Rekkavik, seksjonsleder for Dokumentsentret.
Statens vegvesen har svært mange ulike fagområder og arbeidsprosesser, noe som gir mye variert journalpliktig dokumentasjon. Statens vegvesen har integrert eInnsyn med sine interne løsninger som gjør prosessen med behandling av innsynskrav effektiv.
– Vi har en modul i sak- arkivløsningen som automatiserer lagring og fordeling til saksbehandler av det opprinnelige dokumentet slik at saksbehandler kan starte behandling av innsynskravet når forespørselen kommer inn, sier Rekkavik.
Statens vegvesen deler innsikt og erfaringer med eInnsyn
Statens vegvesen er virksomheten med høyest antall publiserte postjournaler i eInnsyn. Hvordan jobber de med åpenhet i et så stort omfang? De deler gevinster av bruken av eInnsyn, erfaringer og råd til andre virksomheter.
Gir effektive rutiner og bidrar til åpenhet
Avdelingsdirektør for Informasjonsforvaltning i Statens vegvesen, Henning Harsem, forteller at Statens vegvesen mottar mellom 15 000 og 19 000 innsynskrav årlig.
– Vi er derfor helt avhengige av at innsynsforespørsler sikres god oppfølging for å redusere behandlingstiden. eInnsyn bidrar til effektive rutiner og hjelper oss å ivareta vårt ansvar etter offentleglova, sier Harsem.
Statens vegvesen trekker frem fordelene ved å gjenbruke løsninger gjennom Digdirs fellesløsninger. eInnsyn gjør at offentlige virksomheter slipper å utvikle og forvalte egne systemer for publisering av offentlig journal. Samtidig får innbyggerne ett felles sted å søke i offentlige journaler, legger Harsem til.
– Vi har også en stor gevinst ved at vi kan automatisere mottak og fordeling til saksbehandlere fra eInnsyn, gjennom integrasjonspunktet til eInnsyn og våre interne løsninger på dette, forteller Rekkavik.
Oppfordring til fulltekstpublisering
Behandling av innsynskrav er ressurskrevende. Erfaringer fra offentlige virksomheter viser at fulltekspublisering, at dokumentet ligger tilgjengelig i sin helhet, kan gi flere gunstige effekter. Dette kan innebære reduserte antall innsynskrav, ressursbesparelser og bidra til økt åpenhet. Statens vegvesen vurderer fulltekstpublisering, men har midlertidig utsatt arbeidet på grunn av oppgraderinger med sak/arkivsystem. Vi håper både de og enda flere virksomheter kommer i gang med fulltekstpublisering.
Vi takker Statens vegvesen for deling av deres erfaringer med eInnsyn!