Utskrifts- og forsendelsestenesta

Bruk av utskrifts- og forsendelsestenesta er ein frivillig opsjon som kan nyttast av alle offentlege verksemder som tek i bruk fellesløysinga Digital postkasse eller eFormidling.

Utskrifts- og forsendelsestenesta kan brukast for å sende fysiske brev til:

• Innbyggarar som ikkje har oppretta digital postkasse
• Innbyggarar som er reservert mot digital kommunikasjon med det offentlege
• Innbyggarar som ikkje har oppdatert sin digitale kontaktinformasjon
• Verksemder ein ikkje kan nå digitalt

Sending av papirpost

Post til innbyggar adresserast til mottaker si postadresse og sendast til utskrifts- og forsendelsestenesta via avsendars aksesspunkt (anten ved bruk av eFormidling eller direkteintegrasjon med aksesspunktleverandør). Avsendar hentar postadresse fra Folkeregisteret eller anna egna register. Det er ikkje muleg å gjere oppslag på utanlandske adresser. Om det skal sendast papirpost til utanlandske adresser må den utanlandske postadressa vere registrert i avsendarsystemet.

Breva som vert sendt må tilfredsstille krav til utforming av brev og vil bli lagt i ein konvolutt i henhold til beskrivelsen under.

Krav til utforming av brev

• Format er A4 ståande format og med minimum 18 mm venstre marg. Informasjon som feilaktig plasserast i venstre marg kan gå tapt (overskrives). Utskriftsleverandøren brukar venstre marg for styringsinformasjon for print- og konvolutteringsutstyret.
• Dersom deler av siden fell utanfor standard A4 vil siden beskjærast.
• Brev leggast i konvolutt utan vindu der mottakaradresse, returpostadresse og eventuell logo blir printa på konvolutten.
  All variabel informasjon må inkluderast i fysisk post-melding. Bildefil med logo må leverast Digitaliseringsdirektoratet før print av logo kan benyttes. Digitaliseringsdirektoratet vidareformidlar til utskriftsleverandør som sentralforvaltar av tenesta på vegne av offentlege verksemder.
• Utskriftsleverandøren har to konvoluttstørrelsar C5 (1-8 ark) og C4 (9-51 ark) for maskinell konvoluttering, i tillegg til manuell pakking av store forsendelsar (meir enn 50 ark).
• Utskriftsleverandøren har ei backup-rutine som benytter vinduskonvolutt og innskutt forsideark. Adresse, returpostadresse og eventuell logo leggast på forsidearket for bruk i konvolutt med vindu.

Øvrige krav til brev (PDF):

• A4 (ståande) størrelse.
• Standard PDF-fonter, eller embeddede fonter.
• PDF-versjon må vere 1.0 – 1.7.
• Kan ikkje være passordbeskytta.
• Utskriftskvalitet er 300 DPI farge
• Fysisk størrelse på PDF bør holdast så liten som muleg

Konvoluttane

Konvoluttane er kvite utan vindu. Avsendar sin eigen logo kan printast på konvolutten. Eksempel på print på konvolutt:

Konvoluttype:
Per i dag har utskriftsleverandøren føljande ark-antall på hhv C5, C4 og pakker.

• Opptil 8 ark, type C5
• Mellom 9 og 50 ark, type C4
• Fra 51 ark og oppover leveres dette som bedriftspakkar.

Returpost

Eventuell returpost registrerast av utskriftsleverandøren som returnerar ein returpost-kvittering tilbake til avsendar. Denne angir årsaka til kvifor brevet vart returnert. Returpost blir deretter sikkerhetsmakulert.

Årsakskodane angitt i returpost-kvitteringer:
01: Ikke hentet
02: Ny adresse ukjent
03: Utilstrekkelig adresse
04: Flyttet, ettersendingsperioden utløpt
05: Ikke sortert post
06: Brev med påført informasjon

Dersom avsendar ikkje oppgir egen returadresse vil returbrev bli sendt tilbake til utskriftsleverandør for makulering. Default returadresse vil da vere til SITS (Skattetatens IT- og servicepartner). Dersom avsendar oppgir eigen returpostadresse i fysisk postmelding vil forsendelsa returnerast til denne adressa ved returpost. 

Feltet i en utskritfsmelding som brukast for å styre korleis returpost skal handterast er returposthandtering.

Sikkerheit

Produksjonen hos utskriftsleverandøren begynner ved mottak av kryptert fil fra aksesspunktleverandør som sendast over sikker kryptert forbindelse. PDF-fil klargjøres for print, og prosessert printfil sendast til produksjon hos utskriftsleverandørens underleverandør. All overføring skjer via ein sikker kryptert forbindelse. Ved mottak hos underleverandøren blir printfil prosessert, innholdet printet, konvoluttert og levert til Postens Østlandsterminal på Lørenskog.

Dei fleste prosessane i produksjonen er automatisert slik at i praksis vil brevet bli produsert utan at nokon ser det fysiske innholdet i brevet. Brev som av ulike årsaker feiler i prosessen blir sikkerheitsmakulert. Ferdig produserte brev oppbevarast på sikra stad fram til dei blir overlevert transportør som er underlagt Postloven. All behandling skjer i Norge.

Alle ansatte får opplæring i informasjonssikkerhet og må signere en taushetserklæring.