Utskrifts- og forsendelsestjenesten

Bruk av utskrifts- og forsendelsestjenesten er en frivillig opsjon som kan benyttes av alle offentlige virksomheter som tar i bruk fellesløsningen Digital postkasse.

Utskrifts- og forsendelsestjenesten kan brukes når:

• Innbygger ikke har opprettet digital postkasse
• Innbygger er reservert mot digital kommunikasjon med det offentlige
• Innbygger ikke har oppdatert sin digitale kontaktinformasjon

Sending av papirpost

Post til innbygger adresseres til innbyggers postadresse og sendes til utskrifts- og forsendelsestjenesten via avsenders aksesspunkt (enten ved bruk av eFormidling eller direkteintegrasjon med aksesspunktleverandør). Avsender henter postadresse fra Folkeregisteret eller annet egnet register. Det er ikke mulig å gjøre oppslag på utenlandske adresser. Om det skal sendes papirpost til utenlandske adresser må den utenlandske postadressen være registrert i avsendersystemet.

Brevene som sendes må tilfredsstille krav til utforming av brev og vil bli lagt i en konvolutt i henhold til beskrivelsen under.

Krav til utforming av brev

• Format er A4 stående format og med minimum 18 mm venstre marg. Informasjon som feilaktig plasseres i venstre marg kan gå tapt (overskrives). Utskriftsleverandøren benytter venstre marg for styringsinformasjon for print- og konvolutteringsutstyret.
• Dersom deler av siden faller utenfor standard A4 vil siden beskjæres.
• Brev legges i vindusløs konvolutt hvor mottakeradresse, returpostadresse og eventuell logo blir printet på konvolutten.
  All variabel informasjon må inkluderes i fysisk post-melding. Bildefil med logo må leveres Digitaliseringsdirektoratet før print av logo kan benyttes. Digitaliseringsdirektoratet videreformidler til utskriftsleverandør som sentralforvalter av tjenesten på vegne av offentlige virksomheter.
• Utskriftsleverandøren har to konvoluttstørrelser C5 (1-8 ark) og C4 (9-51 ark) for maskinell konvoluttering, i tillegg til manuell pakking av store forsendelser (mer enn 50 ark).
• Utskriftsleverandøren har en backup-rutine som benytter vinduskonvolutt og innskutt forsideark. Adresse, returpostadresse og eventuell logo legges på forsidearket for bruk i konvolutt med vindu.

Øvrige krav til brev (PDF):

• A4 (stående) størrelse.
• Standard PDF-fonter, eller embeddede fonter.
• PDF-versjon må være 1.0 – 1.7.
• Kan ikke være passordbeskyttet.
• Utskriftskvalitet er 300 DPI farge
• Fysisk størrelse på PDF bør holdes så liten som mulig

Konvoluttene

Konvoluttene er hvite uten vindu. Avsender sin egen logo kan printes på konvolutten. Eksempel på print på konvolutt:

Konvoluttype:
Per i dag har utskriftsleverandøren følgende ark-antall på hhv C5, C4 og pakker.

• Opptil 8 ark, type C5
• Mellom 9 og 50 ark, type C4
• Fra 51 ark og oppover leveres dette som bedriftspakker.

Returpost

Eventuell returpost registreres av utskriftsleverandøren som returnerer en returpost-kvittering tilbake til avsender. Denne angir årsaken til hvorfor brevet ble returnert. Returpost blir deretter sikkerhetsmakulert.

Årsakskodene angitt i returpost-kvitteringer:
01: Ikke hentet
02: Ny adresse ukjent
03: Utilstrekkelig adresse
04: Flyttet, ettersendingsperioden utløpt
05: Ikke sortert post
06: Brev med påført informasjon

Dersom avsender ikke oppgir egen returadresse vil returbrev bli sendt tilbake til utskriftsleverandør for makluering. Default returadresse vil da være til SITS (Skattetatens IT- og servicepartner). Dersom avsender oppgir egen returpostadresse i fysisk postmelding vil forsendelsen returneres til denne adressen ved returpost. 

Feltet i en utskritfsmelding som brukes for å styre hvordan returpost skal håndteres er returposthaandtering.

Sikkerhet

Produksjonen hos utskriftsleverandøren begynner ved mottak av kryptert fil fra aksesspunktleverandør som sendes over sikker kryptert forbindelse. PDF-fil klargjøres for print, og prosessert printfil sendes til produksjon hos utskriftsleverandørens underleverandør. All overføring skjer via en sikker kryptert forbindelse. Ved mottak hos underleverandøren blir printfil prosessert, innholdet printet, konvoluttert og levert til Postens Østlandsterminal på Lørenskog.

De fleste prosessene i produksjonen er automatisert slik at i praksis vil brevet bli produsert uten at noen ser det fysiske innholdet i brevet. Brev som av ulike grunner feiler i prosessen blir sikkerhetsmakulert. Ferdig produserte brev oppbevares på sikret sted frem til de blir overlevert transportør som er underlagt Postloven. All behandling skjer i Norge.

Alle ansatte får opplæring i informasjonssikkerhet og må signere en taushetserklæring.