Utskrifts- og forsendelsestjenesten

Utskrifts- og forsendelsestjenesten tilbyr å skrive ut post på papir, konvoluttere og sende papirpost til innbygger. Tjenesten gjør det mulig for avsender å sende alle brev gjennom digital postkasse til innbyggere, uavhengig av om innbygger har en digital postkasse eller ikke. Tjenesten kan brukes for å sende brev til innbygger som har reservert seg eller ikke registrert/oppdatert sin digitale kontaktinformasjon.

Sending av papirpost

Post til innbygger adresseres til innbyggers postadresse og sendes til utskrifts- og forsendelsestjenesten via meldingsformidler. Avsender henter postadresse fra Folkeregisteret eller annet egnet register. Det er ikke mulig å gjøre oppslag på utenlandske adresser. Om det skal sendes papirpost til utenlandske adresser må den utenlandske postadressen være registrert i avsendersystemet.

Brevene som sendes må tilfredsstille krav til utforming av brev og vil bli lagt i en konvolutt i henhold til beskrivelsen under. Se også beskrivelse av prosessen for sending av digital post.

Krav til utforming av brev

Avsender har to alternativer når tjenesten tas i bruk:

  • Utskriftstjenesten legger på et forsideark med adresseinformasjon, returpostadresse og logo. Innholdet på forsidearket vises i vinduet i konvolutten. Dette alternativet er standard, virksomheter som ikke ønsker forsideark må gi beskjed til Digdir.
  • Adresseinformasjonen trykkes rett på brevets førsteside. Dette krever et blankt felt som skal vises i vinduet på konvolutten. Størrelsen på det blanke feltet er: 12,5 cm bred og 8,9 cm høy. Les mer og se eksempler her.

Uavhengig av hvilke alternativ som benyttes har tjenesten følgende krav til brev (PDF):

  • 18 mm venstremarg. Dette blir ikke validert, men er avsender sitt ansvar å overholde.
  • A4 (stående) størrelse. For dokumenter i letterformat eller tilsvarende se mer informasjon her.
  • Standard PDF-fonter, eller embeddede fonter.
  • PDF-versjon må være 1.0 – 1.7.
  • Kan ikke være passordbeskyttet.
  • Utskriftskvalitet er enten 300 DPI sort/hvit eller farge
  • Fysisk størrelse på PDF bør holdes så liten som mulig

Utskriftstjenesten validerer de fleste av kravene til utforming av brev, men avsender har ansvaret for å sikre at de sender forsendelser som overholder kravene. Det er anbefalt av avsender validerer dokumentene før sending. Dette gjøres ved å ta i bruk dette javabiblioteket.

Konvoluttene

Konvoluttene er hvite, med et vindu der tekst fra forsidearket vises. Avsender sin egen logo er synlig i vinduet.

Konvoluttype:

  • Mindre enn 7 ark, type C5
  • Mellom 7 og 99 ark, type C4
  • 100 ark og oppover leveres som en eller flere bedriftspakker.

Returpost

Avsender oppgir en returpostadresse. Avsender velger for hver forsendelse hvordan returpost skal håndteres:

  • DIREKTE_RETUR: Returposten blir sendt direkte til oppgitt returadresse. Ingen videre oppfølging av utskrifts- og forsendelsestjenesten.
  • MAKULERING_MED_MELDING: All post får lagt på EA-merke og en strekkode på forsidearket. Returpost blir sendt til Posten sin EA-tjeneste der strekkoden blir skannet, melding om returpost blir sendt til avsender, og brevet blir makulert.

Feltet som brukes for å styre dette er FysiskPostReturhaandtering.

Sikkerhet

Produksjon hos leverandøren begynner ved at en kryptert fil med et PDF-sett blir sendt fra Digipost til leverandørens prosessering i Landskrona, Sverige, over en sikker, kryptert forbindelse. Ved prosessering blir PDF konvertert til AFP og klargjort for print. Prosessert AFP-sett sendes deretter til print til produksjon i Oslo, Norge, over en sikker, kryptert forbindelse. Ved mottak i Oslo blir prosessert AFP-sett printet, konvoluttert og levert til Bring for levering med postbud.

Overføringen av data mellom Digipost og Parajett Norge, inkludert overføring internt hos leverandøren, skjer over sikre forbindelser, hvor filene i tillegg er kryptert og kun kan dekrypteres ved hjelp av printleverandørens privatnøkkel. All lagring av filene skjer kryptert, med unntak av når filene prosesseres og klargjøres for print, og når filene overføres til produksjonsutstyret for fysisk utskrift. I tillegg til kryptering av dataene beskyttes leverandørens interne nettverk av brannmur og sterk tilgangskontroll. Leverandøren har også etablerte rutiner for oppdatering av infrastruktur.

Fysiske utskrifter som avventer konvoluttering eller makulering oppbevares inne i produksjonslokalet. For de fleste printjobber vil dette være i form av en stor rull, mens for mindre printjobber i form av en stabel med ark. Det er vanskelig å unngå at de ansatte i noen grad har tilgang til å se innholdet i fysiske utskrifter, da dette er en forutsetning for at de skal kunne utføre arbeidsoppgavene sine. I praksis vil dette gjelde få brev, siden behandling av fysiske utskrifter i all hovedsak gjøres automatisk av produksjonsmaskineri. De ansatte får opplæring i informasjonssikkerhet, og må signere en taushetserklæring.

Etter konvoluttering blir brevene oppbevart i lukkede kasser frem til de blir overlevert transportør som er underlagt Postloven.

Parajett Norge har rutiner for håndtering av makulering, som skjer ved hjelp av en egen maskin i produksjonslokalene. De fysiske utskriftene blir kuttet opp i svært små biter, blandet ved hjelp av et syklonkammer, og presset sammen i en komprimator.

Parajett-konsernet har et styringssystem for informasjonssikkerhet sertifisert etter ISO 27001:2013. Scope for sertifiseringen er: Sales, development, production and distribution of physical and digital documents in marketing- and business communication to companies and private persons and also related graphical products and services in accordance with statement of applicability, version 5.