Bane NOR gir oss eit bilde på korleis kvardagen deira såg ut før og etter at dei tok i bruk eFormidling.
Bane NOR si overgang til eFormidling
eFormidling er ei teneste som gjer at di verksemd kan kommunisere digitalt med andre offentlege og private verksemder, sluttbrukarar og kommunar. Dette letta kvardagen for mange verksemder, mellom anna Bane NOR.
Før Bane NOR tok i bruk eFormidling hadde dei kun e-post som digital kanal for utsending og mottak. Det var utfordrande å kvalitetssikre eit kontaktregister med 7000 verksemder mot epostadresser og mobilnummer. Dei fortel òg at mykje formell kommunikasjon vart handtert på eit uformelt vis, og mykje av dei daglege driftsoppgåvene gjekk med til å registrere forsendelsar som kom inn via postmottaket deira.
For Bane NOR utgjorde eFormidling ein stor forskjell i deira kvardag
I dag handterar eFormidling nesten 100% av kommunikasjonen mellom Bane NOR og andre offentlege verksemder. Antal feil og avvik ved digital utsending har blitt kraftig redusert. Ressursbruken har vorte minimalisert for vedlikehald av kontakt- og kommunikasjonsinformasjon ved bruk av det innebygde oppslaget av Enhetsregisteret. Dei har òg fått redusert ressursbruk ved mottak og registrering av forsendelsar etter at dei tok i bruk eFormidling.
Bane NOR sine tips - korleis komme i gang med eFormidling
- Implementeringen av eFormidling krev ein tidleg og sterk involvering av lokale IKT/applikasjonsforvaltningsressurser
- Vask av kontaktregisteret ved oppstart er å anbefale
- Undersøk mulegheitane for integrert oppslag mot Enhetsregisteret i arkivløysninga
- eFormidling er av liten kompleksitet reint funksjonelt og er forholdsvis raskt å få implementert både applikasjons- og brukarmessig
- Tydeleg og tidleg dialog med det arkivfaglege miljøet rundt dette med viktigheita av brukaropplæring og kvalitetssikring av kontaktar