Målet med eInnsyn er å fremme åpenhet i offentlig forvaltning. Dette er viktig for å opprettholde tillit til det offentlige. Digdir vektlegger i stor grad samarbeid med sak- og arkivleverandører, brukere, sluttbrukere, samt andre relevante aktører med interesse når vi videreutvikler innsynsløsningen.
Brukersentrert innovasjon er avgjørende for å imøtekomme brukernes behov. Derfor er vi avhengige av å kontinuerlig jobbe for utviklingsprosesser som legger til rette for det. Vi ønsker at brukerne involveres gjennom hele prosessen, slik at vi i størst mulig grad kan bidra til å løse deres reelle behov og samarbeide for å bevare åpenheten i offentlig forvaltning.
Interessenter
Sak- og arkivleverandører: Leverandører som utvikler egne sak- og arkivløsninger.
Brukere: Aktører som benytter eInnsyn som en integrert del av sitt arbeid eller virksomheter som publiserer til tjenesten.
Sluttbrukere: Innbyggere/privatbrukere som bruker eInnsyn.
På riktig vei
Tilbakemeldingene vi får på eInnsyn i dag, bekrefter at løsningen i stor grad samsvarer med målet om å fremme åpenhet i offentlig forvaltning. eInnsyn blir sett på som en brukervennlig, stabil og fleksibel løsning. Samtidig ser vi behov hos brukerne som vi gjerne ønsker å bidra til å dekke på en bedre måte. Et av de mest fremtredende behovene er å øke omfanget av fulltekstpublisering.
Rom for forbedring
Fulltekstpublisering er en av utfordringene som blir trukket frem av både brukere og sluttbrukere. Det er viktig å gjøre det enkelt for saksbehandlerne å kategorisere korrekt og beskytte informasjon som ikke skal publiseres. Mange påpeker at konsekvensene av å bryte GDPR-regelverket er mer alvorlige enn å la være å fulltekstpublisere dokumenter. Sak- og arkivleverandørene er allerede godt i gang med å utvikle verktøy som skal hjelpe brukerne i forbindelse med kategorisering, skjerming og andre former for kvalitetssikring av dokumenter. Tilgjengeliggjøring av verktøy som bidrar på dette området, er et av tiltakene som trygger brukerne i forbindelse med fulltekstpublisering.
Sluttbrukeren i sentrum
På sluttbrukersiden gir fulltekstpublisering umiddelbar tilgang til dokumentene på eInnsyn. Tilrettelegging for åpenhet og etterprøvbarhet fordrer først og fremst at relevant informasjon blir gjort tilgjengelig. Dette gjøres mest effektivt gjennom fulltekstpublisering av dokumentene der innsynsbehovet er størst. Det betyr at gevinsten blir størst om det fulltekstpubliseres dokumenter som er av interesse for offentligheten.
Fordeler for brukerne
Den store fordelen med fulltekstpublisering for brukerne er at de slipper å bruke tid på behandling av innsynskrav. Samtidig skal det nevnes at opplasting av dokumenter i fulltekst fordrer at virksomhetene har rutinene i orden.
Dokumenter som ikke inneholder sensitiv informasjon og som er definert som et saksdokument kan likevel være taushetsbelagte dokumenter som ikke skal fulltekstpubliseres. Konfidensielle dokumenter, dokumenter med taushetsbelagte opplysninger og sikkerhetsrelaterte dokumenter, skal heller ikke offentliggjøres. Etablering av gode retningslinjer for hvordan dokumentene kategoriseres, er avgjørende i arbeidet med fulltekstpublisering.
Erfaringsdeling
De som lykkes med fulltekstpublisering på eInnsyn er de som lykkes med implementering av rutiner og opplæring av de ansatte. For brukere av eInnsyn som ser på fulltekstpublisering som en utfordring, anbefaler vi å se til de som allerede har vært gjennom prosessen. Erfaringsdeling mellom brukerne av eInnsyn kan i denne sammenheng være nyttig. Behovene er som regel mer like enn man tror og derav også løsningene. De som i dag bruker eInnsyn på en god måte, har sannsynligvis gode tips til de som ønsker å komme dit. Dette gjelder ikke bare fulltekstpublisering, men også på andre områder.
eInnsyn og KI
Det sees også på hvordan KI kan tas i bruk på en hensiktsmessig og trygg måte. Dette er et fokusområde først og fremst for sak- og arkivleverandørene, for å kvalitetssikre dokumenter. Vi er opptatt av at eventuelle nye KI-baserte løsninger skal bedre brukervennligheten, uten å ha negativ påvirkning på datasikkerheten og brukertryggeheten for øvrig. Ta gjerne kontakt med din sak- og arkivleverandør om du ønsker å lære mer om hvordan din virksomhet kan dra nytte av KI i fremtiden.