Gode erfaringar med fulltekstpublisering

Ei målsetting med eInnsyn si løysing for fulltekstpublisering er at det skal resultere i ei meir open og effektiv forvaltning. Mattilsynet har over 1300 tilsette fordelt på hovudkontoret og fem regionkontor. Etaten tok i bruk løysinga for vel eitt år sidan og deler gjerne erfaringane så langt.

- Vi fulltekstpubliserer dokument i etterkant av at vi har motteke innsynskrav. Dersom vi bestemmer at det skal gis fullt innsyn, da fulltekstpubliserer vi dokumentet, seier Monica Jakobsen som er seksjonssjef for brukerkontakt og arkiv i Mattilsynet.

Dette gjer at eventuelt andre som ønskjer innsyn i same dokument da får det tilgjengeleg umiddelbart på eInnsyn, og det er ikkje nødvendig med ei ny behandling i same journalpost.

Sensitiv informasjon blir skjerma

- Så det er trygt, det gir oss muligheit til å kvalitetssikre før vi fulltekstpubliserer at sensitive opplysningar ikkje kjem på avvege, seier Jakobsen.

Mattilsynet har mykje kontakt med næring og forbrukarar, og etaten fattar vedtak og gir pålegg som må følgast opp. Det er avgjerande at det er enkelt for tiltsette å vere opne, arbeide effektivt og gi innsyn. Det å kunne fulltekstpublisere dokument gjennom eInnsyn er viktig for å kunne gjennomføre dette i praksis.

Enklare og meir effektivt

- Vi jobbar med dette trinnvis og har gått litt forsiktig i gang. Men ambisjonen er klar: Vi skal ikkje bruke tid på å vurdere innsyn på nytt der innsyn allerede er gitt. Alle dokument som er kvalitetssikra og vurdert som ikkie unntatt offentligheit, dei mener vi bør fulltekstpubliserast. Det er vi i gang med, og dette er er både enklare for brukarane og inneber ein mer effektiv ressursbruk for oss, seier Andrea Kilen som er direktør for brukerdialog og kommunikasjon i Mattilsynet.

Kva så når det oppstår feil og dokument som skulle vore skjerma likevel blir publisert offentleg? Ut frå erfaringane fra det siste året slår dei fast at organisasjonen ikkje brukar meir ressursar på grunn av feil fulltekstpublisering enn det ein gjorde tidlegare.

Nyttige erfaringar

- Basert på erfaringane med fulltekstpublisering så langt, har de gode råd til andre som vurderer å ta i bruk eInnsyn til dette?

- Dersom ein vil satse på fulltekstpublisering, er det viktig å analysere eigne behov og sjå på korleis vi kan forankre fulltekstpubliseringa i organisasjonen sine behov. Og så er det viktig å vere klar over at det tekniske også krever litt. Så det å ha ei arbeidsgruppe eller ei prosjektgruppe som står på og ikkje gir opp når det oppstår utfordringar, er viktig. Velg den tilnærminga som passar organisasjonen best og ha alltid god dialog med Digitaliseringsdirektoratet, seier Jakobsen.