Bruksvilkår for ELMA

1. Om ELMA

ELMA er et norsk register over foretak som kan motta dokumentformat innen et eller flere av Peppol-domenene. ELMA er pålagt å bruke for statlige virksomheter og foretak. ELMA forvaltes av Digitaliseringsdirektoratet.

1.1 Service Metadata Publisher (SMP)

ELMA er en Service Metadata Publisher (SMP) og inngår som en del av den norske Peppol infrastrukturen. Bruk av SMP er måten man i Peppol-nettverket gjør oppslag for å sende dokumenter til korrekt mottaker. SMP gir ved oppslag ut informasjon om hvorvidt en organisasjon er registrert i SMP-en, hvilke dokumenter en organisasjon kan motta og hvilket aksesspunkt som skal benyttes for hvilket dokument. Selve sendingen skjer via Peppol infrastruktur. Peppol-nettverket benytter en såkalt "firehjørnersmodell", hvor avsenders og mottakers systemer kommuniserer via hver sine aksesspunktløsninger som forklart under:

Avsender sender melding med dokument via innleveringstjeneste til sitt aksesspunkt.

Aksesspunkt til avsender gjør oppslag i Service Metadata Locator (SML) for å finne rett SMP. ELMA er en av flere SMPèr for Norge. Oppslaget gir informasjon om mottaker sin dokumenttype, profil og aksesspunkt.

Aksesspunktet til mottaker mottar meldinger

Mottaker mottar melding med dokumentet.

ELMA inneholder adresse til foretakets valgte aksesspunkt, og hvilke dokumenttyper mottakeren kan ta imot, som for eksempel faktura, ordre, kataloger og tilbud. Selve sendingen skjer via Peppol infrastruktur.

1.2 Forutsetninger for bruk

Alle foretak som vil ta imot Peppol-dokument må være registrert i ELMA eller en annen Service Metadata Publisher (SMP).

Mottakere som er registrert i ELMA må ta imot dokument fra alle avsendere.

Avsenderen forplikter seg til å sende i standardformat og versjonen som er ført opp i ELMA.

Det er tjenesteleverandøren som registrerer mottakere i ELMA.

For å benytte seg av ELMA må tjenesteleverandøren støtte dokumentformat i et eller flere av Peppol-domenene.

For å ta i bruk ELMA må tjenesteleverandøren være godkjent av Norsk Peppolmyndighet. Digdir gir tjenesteleverandøren tilgang til ELMA-løsningen. Signering av bruksvilkårene må skje før virksomheten blir koblet på ELMA.

1.3 Om Peppol

1.3.1 Peppol Network

Formålet med Peppol er å gjøre det mulig for europeiske virksomheter å handle elektronisk med alle europeiske offentlige virksomheter og deres anskaffelsesprosesser. Det øker mulighetene for større konkurranse om offentlige kontrakter og er kostnadsbesparende både for private og offentlige virksomheter.

1.3.2 DFØ - Nasjonal Peppolmyndighet

Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ) er norsk Peppolmyndighet. Deres oppgave er å fremme, tilrettelegge og styre implementeringen og bruken av Peppol Interoperability Framework. DFØ godkjenner og Peppol-sertifiserer nye aksesspunkt som kan brukes i infrastrukturen.

1.3.3 Digdir - Peppol tjenesteleverandør

Digitaliseringsdirektoratet er Peppol-tjenesteleverandør (service provider). Digdir er avtalepartner med Peppol. Digdir leverer SMP-tjenester (ELMA). Som Peppol-tjenesteleverandør skal Digdir levere de nødvendige Peppol-tjenestene innenfor Peppol-tjenestedomenene der Digdir er autorisert for å gi sluttbrukere av Peppol-nettverket interoperabilitet i deres utveksling av informasjon og datasett.

Bruksvilkårene skal regulere tjenesteleverandørenes bruk av ELMA. Bruksvilkårene skal sikre at Digdir når ut til alle brukere med informasjon. For å kunne varsle brukerne om endringer eller melding av feil er det nødvendig med oppdaterte kontaktpunkt.

Tjenestenivå og vedlikehold i disse bruksvilkårene skal overholdes i henhold til avtalen Digdir har med Peppol.

1.4 Finansering

Det er kostnadsfritt for virksomheter å ta bruk ELMA. Aksesspunkt og tjenesteleverandører må ha medlemskap i Open Peppol. Informasjon om medlemskap i Open Peppol.

2. Bruksvilkår

Digitaliseringsdirektoratet forvalter flere nasjonale fellesløsninger som offentlige og private virksomheter (heretter benevnt som «tjenesteleverandøren») skal eller kan benytte for å tilby bedre tjenester og effektivisere driften. Dette bruksvilkåret gjelder for Peppol tjenesteleverandører som tar i bruk fellesløsningen ELMA.

Bruksvilkårene gjelder for tjenesteleverandørene som er oppført i ELMAs register. Bruksvilkårene regulerer forholdet mellom Digdir og tjenesteleverandørene. Bruksvilkårene gjelder ikke kontaktpersoner som er oppført i ELMA. Disse bes ta kontakt med sin tjenesteleverandør for eventuelle spørsmål. For andre tjenester knyttet til Peppol har Peppol-tjenesteleverandører Peppol som avtalepart.

Bruksvilkårene trer i kraft når tjenesteleverandøren har signert signeringsdokumentet og tar i bruk ELMA.

Tjenesteleverandøren vil få tilgang til Samarbeidsportalen når bruksvilkårene er signert. Varsling om oppdateringer og endringer vil annonseres på Samarbeidsportalen.

3. Tjenesteleverandørens ansvar

3.1 Generelt

Tjenesteleverandøren leverer en aksesspunkttjeneste som skal ta i bruk ELMA.

Peppol-avtalen regulerer hvordan tjenesteleverandøren skal forholde seg til ELMA(SMP).

Tjenesteleverandøren kan ha andre plikter til norsk Peppolmyndighet i forbindelse med Peppol-avtalen. Disse vil ikke være regulert i disse bruksvilkårene og det vises til tjenesteleverandørens avtale med Norsk Peppolmyndighet.

Tjenesteleverandøren skal fornye Peppol-sertifikatet hvert andre år. Tjenesteleverandøren er selv ansvarlig for at dette blir gjort før sertifikatet utgår.

Tjenesteleverandøren er fullt ut ansvarlig for innholdet i datasettene som blir utvekslet via Peppol-nettverket.

3.2 Vilkår ved bruk av underleverandører

Tjenesteleverandørene kan velge å levere tjenestene (aksesspunkt eller SMP) selv eller inngå en avtale med underleverandør som leverer aksesspunkt eller SMP.

Operative kontaktpunkt for varsling hos den utførende leverandøren av aksesspunkttjenesten skal registreres i henhold til punkt 2.3 for at varsling skal nå fram. Tjenesteleverandøren er ansvarlig for at underleverandøren har riktig registrering i henhold til punkt 2.3.

3.3 Kontaktpunkt

Nye aksesspunkt må registrere kontaktinformasjon for virksomheten slik at Digdir kan sende ut varsel og informasjon om viktige endringer.

Tjenesteleverandøren er forpliktet til å holde kontaktinformasjonen oppdatert og abonnere på ELMA-varslinger. Se informasjon på Samarbeidsportalen.

4. Digdirs ansvar

4.1 Digdirs overordnede oppgaver

Digdir er tjenesteleverandør av SMP (service metadata publisher). Digdirs ansvar som Peppol Service Publisher er regulert i Peppol Service Provider Agreement. Avtalen er inngått mellom DFØ som er Peppol Autority og Digdir som Peppol Service Publisher. Som følge av avtalen er Digdir autorisert som Peppol Service Metadata Publisher og skal levere de nødvendige Peppol-tjenestene innenfor Peppol Service Domains og Peppol Interoperability Framework.

4.2 Brukerstøtte

Digdir skal gi teknisk brukerstøtte til tjenesteleverandøren for bruk av ELMA. Støtten er begrenset til å gjelde komponenter som er en del av ELMA-løsningen, herunder infrastruktur, prosedyrer for implementering og sikkerhet. Digdir skal ikke utøve støtte for prosesser i tjenesteleverandørens egne fagsystem.

5. Norsk Peppolmyndighet (DFØ)s ansvar

For mer informasjon ta kontakt med Norsk Peppolmyndighet (DFØ). Se Agreements | Anskaffelser.dev for gjeldende versjon av avtalen for tjenesteleverandører som signerer med DFØ som Peppol Authority.

6. Tjenestenivå og vedlikehold

6.1 Tjenestenivå

Alle krav som er spesifisert i bruksvilkår for ELMA skal følges opp slik at tjenester og ytelser blir levert med avtalt og tilfredsstillende kvalitetsnivå.

6.2 Testing

Testing skjer i samarbeid mellom Peppol, DFØ og tjenesteleverandøren. Tjenesteleverandøren er selv ansvarlig for testing. Tjenesteleverandøren må sette opp et aksesspunkt og søke om testsertifikat hos OpenPeppol og deretter følge prosedyren som er skissert i Integrasjon og testing her. Når tjenesteleverandøren er klar for å ta i bruk aksesspunktet i produksjon skal DFØ informeres.

6.3 Tilgjengelighet og responstid

Driftsperioden for ELMA er 24 timer/7dager i uken/365 dager i året.

6.4 Planlagt vedlikeholdsvindu

Vedlikeholdsvindu er avtalt tid der tjenesten kan være utilgjengelig. Varsel og driftsmeldinger for ELMA blir lagt ut på Statuspage.

Digitaliseringsdirektoratet skal sørge for at tjenesteleverandøren får informasjon om endringer som kan ha betydning for tjenesteleverandøren. Dersom endringen påvirker tjenesteleverandørene, skal det så langt som mulig tas hensyn til kritiske perioder for de berørte tjenesteleverandørene. Informasjon om planlagte endringer legges ut på Statuspage.

6.5 Hendelseshåndtering

En hendelse er et ikke planlagt avbrudd eller reduksjon i kvalitet.

Etter at Digitaliseringsdirektoratet har identifisert og kategorisert en hendelse, blir den varslet på Status Digdir som du når via Samarbeidsportalen.

Varsling til tjenesteleverandørene skjer i henhold til gjeldende rutiner etter hendelsens kategori. Ved kritiske og alvorlige hendelser får tjenesteleverandørens varslingspunkt varsel om hendelsen. Digitaliseringsdirektoratet informerer tjenesteleverandørene om videre håndtering.

Fortløpende informasjon om hendelser gis på Status Digdir, som er hovedkanalen for varsling og kommunikasjon mot tjenesteleverandørene.

Dersom hendelsen involverer tjenesteleverandøren, plikter tjenesteleverandøren å være tilgjengelig for Digitaliseringsdirektoratet for best mulig håndtering av hendelsen.

Hendelser som er innrapportert fra andre aktører i Peppol eDelivery Network skal besvares innen en arbeidsdag.

7. Personopplysinger

7.1 Digdirs ansvar

Digitaliseringsdirektoratet har et selvstendig behandlingsansvar for opplysningene som blir registrert i ELMA-registeret. Digitaliseringsdirektoratet kan ikke behandle personopplysningene på annen måte enn det som er nødvendig for å utføre sine oppgaver i henhold til disse bruksvilkårene, herunder å følge opp at

Registeret er tilgjengelig

Gjengi korrekte kontaktopplysninger, slik de er registrert av tjenesteleverandøren i ELMA

Registeret inneholder opplysninger om foretak. Enkeltmannsforetak som er registrert i ELMA vil være opplysninger om en fysisk person, og skal så langt personvernsforordningen rekker, behandles etter reglene i personvernforordningen. Digitaliseringsdirektoratet er behandlingsansvarlig for de personopplysningene som blir lagret i adresseregisteret i ELMA.

Digdir lagrer opplysninger om kontaktpersonen som blir opplyst av tjenesteleverandør. Digitaliseringsdirektoratet er behandlingsansvarlig for personopplysningene til kontaktpersonene som blir lagret hos Digdir.

Personopplysninger som blir lagret:

Foretaksnavn, navn, telefonnummer og e-postadresse

7.2 Tjenesteleverandørens ansvar

Tjenesteleverandøren er behandlingsansvarlig for personopplysninger i meldinger som tjenesteleverandøren sender til aksesspunktet frem til disse er mottatt av offentlig mottakers aksesspunkt. Det er tjenesteleverandøren selv som bestemmer hvilke personopplysninger meldingene inneholder. Tjenesteleverandøren er ansvarlig for sikkerheten i eget system og er selv ansvarlig for å ha databehandleravtale med sin meldingsformidler.

Tjenesteleverandøren er ansvarlig for at kontaktinformasjonen i ELMA er korrekt og oppdatert i henhold til bruksvilkårene. Digdir har, på forespørsel fra den registrerte, mulighet til å korrigere og slette personopplysningene.