Elverum kommune er månedens kunde!

Elverum kommune bruker eSignering for å forenkle og automatisere prosesser innenfor alle sektorer i kommunen. Her kan du lese mer om hvordan de tar i bruk fellesløsningen for å forenkle hverdagen til både ansatte og innbyggerne i kommunen.

28. apr 2022
Elverum månedens kunde

Elverum kommune er første virksomhet ute i vår nye spalte «Månedens kunde», der vi ønsker å løfte fram en virksomhet som bruker våre fellesløsninger på en måte som er til inspirasjon og læring for andre. I spalten vil vi bli bedre kjent med både statlige virksomheter og kommuner, som bruker en eller flere av våre fellesløsninger på en god måte.

Satser på digitalisering

Elverum kommune er en kommune i Innlandet med i overkant av 21 000 innbyggere. Kommunen har stort fokus på å ta i bruk digitale løsninger som forenkler og automatiserer prosesser som kommer både innbyggerne og de ansatte til gode. Dette inkluderer utstrakt bruk av både Digdir sine fellesløsninger og KS Fiks løsninger. Dette gjør at veldig mange prosesser og oppgaver som tidligere var manuelle nå er heldigitale til det beste for ansatte og ikke minst innbyggerne!

Når det kommer til antall signeringer ser vi at Elverum kommune ligger langt over gjennomsnittet for en kommune på sin størrelse, og forklaringen på dette er god og riktig bruk av tjenesten. De tar i bruk eSignering der de ser at det kan forenkle og automatisere en prosess. Den store fordelen med eSignering er at det er en enkel og rask løsning som kan automatisere en prosess som tidligere var veldig manuell og tidkrevende.

eSignering i alle sektorer i kommunen

Mengden inngående dokument til kommunen har økt med over 100% siste årene, men nå er 40% av dokumentene robotifisert og automatisert, noe som gjør at en ikke har hatt behov for å øke bemanningen.

Eksemplene på bruk av eSignering i kommunene er mange:

  • arbeidsavtaler
  • taushetserklæringer
  • signering innenfor helsesektoren
  • landbruk og vann og avløp
  • vergemål

I disse dager kommer også foresattsignering i forbindelse med dokument om eleven i overgangen fra barne- til ungdomsskule.

En nøkkelfaktor som Elverum peker på er at de har en egen applikasjonsforvalter i kommunen. Inger Lise Skaret har solid IT-bakgrunn både fra det offentlige og private, og er sentral i arbeidet med digitalisering i kommunen. Hun tar gjerne med seg gråpapir og gule lapper til den aktuelle avdelingen eller sektoren som har et behov. Her tegner de opp og kartlegger prosesser, borer seg i de ulike flytene, med mål om automatisere og digitalisere. I denne prosessen er det stort fokus på at alle skal involveres.

Inger Lise Skaret
Inger Lise Skaret, applikasjonsforvalter i Elverum kommune.

En annen viktig faktor er god dialog og gode løsninger fra leverandøren sin Acos. Deres løsning gir kommunen gode muligheter til å tilpasse løsningene på egen hånd.

Kultur for endring og digitalisering

Mange av oss kan føle på en motvilje og skepsis til endring. Endring kan veldig ofte oppfattes skummelt. En av nøklene til Elverum sin suksess er at de har fått en veldig god kultur for endring og digitalisering blant sine ansatte.

Vi har forsøkt å skape et miljø og en kultur for at digitalisering er gøy og ufarlig. Det skaper engasjement og deltakelse, og flere bidrar. De kan som eksempel oppleve mange like, manuelle og arbeidskrevende oppgaver, og kan da komme til oss og spørre om dette kan løses digitalt.

Elverum kommune
Bernt Østbye, enhetsleder for dokumentasjon og arkiv i Elverum kommune.

Automatisering er gøy!

I tillegg til forenklingen og effektiviseringen som kommer som en konsekvens av digitaliseringen spiller også det økonomiske en viktig rolle hos virksomhetene. Her har Elverum sett en voldsom reduksjon i rene portoutgifter, samt at de håndterer all inngående post med en hundre prosent stilling, som er langt under snittet. Så er det sånn at utgifter til IT-løsninger naturlig nok har økt en del.

En suksessfaktor som Elverum kommune peker på er intern kompetanse. Ha folk med kunnskap og vilje til å dra prosessene internt. Så er mottoet også at digitalisering og automatisering er veldig gøy!