Øvingar - ikkje berre på ramme alvor

Gjennom å øve kan vi teste og vidareutvikle verktøybruk og kompetanse, vise effekt av gjennomførte tiltak etter øvingar og hendingar, samt effekt av organisatoriske endringar. Øvingar er også ein god læringsarena - både for dei som planlegg og dei som blir øvd. Avdeling for fellesløysningar har akkurat gjennomført ei øving, og etter denne vart eg oppfordra til å skrive om korleis vi riggar ei øving. Eg har vore i øvingsstab mange gonger, så dette innlegget blir mest om øvingar sett frå eit stabsperspektiv.

Ikkje berre alvor!

Uforutsette hendingar og kriser er i sin natur uventa og meir eller mindre alvorlege. Det er difor vi må øve, slik at vi kan handtere dei på beste måte. Men det betyr ikkje at øvingane treng vere alvorstunge – heller tvert i mot. Dei skal helst vere både artige, lærerike og nyttige.

Kvifor og når vi skal øve avheng av ei rekke faktorar. Det kan, som sist øving, vere at vi ønsker å sjå om kontaktpunkta mellom oss og leverandør er kjent på begge sider, før vi går i produksjon på ny systemarkitektur. Andre gonger kan det vere at vi drillar på handtering av ulike type hendingar, og korleis vi skal samarbeide internt og med kundar og leverandørarar.

Øvingar er ein fin måte å utforske og lære, slik at vi kan gjennomføre nødvendige justeringar for å bli betre.

Definer formålet med øvinga

Ein viktig suksessfaktor før øvingar er å ha nokre personar som har ansvar for øvinga frå start til slutt. Det fleire ting som må koordinerast både før, under og etter øvinga. Definering av formålet med øvinga, lage øvingsmål, avklare om øvinga skal vere ei øving der berre avdelinga deltar eller om vi skal øve saman med andre avdelingar. Skal vi ha med kundar og samarbeidspartar i øvinga, og kva rolle skal dei ha? Svara på desse spørsmåla finn vi ved å definere eit formål for øvinga. Kva skal vi øve og kvifor, og kven må vere med for å oppnå måla.

Avgrensing

Når formål og øvingsmål er sett, er det nødvendig å sjå på om øvinga skal avgrensast. Om vi skal øve på varsling ved hendingar, er ei viktig avgrensing å ta stilling til; skal vi sjå på varsling innanfor eller utanfor arbeidstid, skal vi faktisk gjennomføre varsling ved å bruke definerte kontaktpunkt eller skal vi stoppe øvinga når varsling skal gjennomførast og spørje om korleis vedkommande ville ha varsla og kva for kanalar? Skal vi ta med konsulentar på øvinga?

Tidspunkt for gjennomføring av øving kan også vere eit puslespel å finne ut av. Fulle kalenderar er regelen, ikkje unntaket. Å finne mindre travle tider er krevjande, derfor er det viktig at øvingar er forankra og uttalt forventa av leiing at ein skal delta på. Etter første møte i stab pleier eg å sende ut eit førebels tidspunkt til deltakarar om øving. I same slengen reserverer eg møterom. Det er ein stor fordel å gjere dette så tidleg som mogeleg.

Tenk fleire perspektiv

I planlegging av øvinga, og særleg scenarioarbeidet, er det svært nyttig å spele på ulike ressurspersonar og ikkje nødvendigvis berre i eiga avdeling. Kven som sit i stab bør variere frå øving til øving, det er også viktig å vere bevisst på å hente inn ulike perspektiv i stab.

Vi har fleire gonger hatt med oss kommunikasjonsavdelinga som har utfordra oss på å spisse øvingsmåla, laga gode mediesaker til deltakarane i øvinga og fortelje kva som kan vere spørsmål som media vil stille i en slik situasjon.

Øvingsdirektiv og scenario

Øvingsstaben arbeider med direktiv og scenario samtidig. Det er ein samanheng mellom desse og ein viktig forskjell. Direktivet er for alle som skal delta på øvinga, eller som er interessentar til øvinga. Vi deler dette breitt før øvinga. Direktivet er informasjon til deltakarane om namnet på øvinga, tidspunkt, gjennomføringsmåte (teams og eller møterom), formål, kort om scenario, lenke til dokument som er sentrale for øvinga, døme på dette er prosessar og evalueringar.

Ei øving handlar om læring og vedlikehald av kompetanse. At deltakarane bruker tid før øvinga til å lese gjennom og evt. justere prosessdokument er dette utelukkande positivt.

Scenarioet er det som driv øvinga framover og er fram til øvinga avgrensa til stab. Avhengig av kva for type øving, kan scenarioet vere delt i tidslinjer, til dømes; klokka 10:41 blir denne meldinga lagt ut på Twitter. Scenarioet bør vere designa på ein slik måte at det svarer på øvingsmåla.

Øvingsstaben må vere aktiv

I stab er det viktig at medlemmene har eit godt samarbeidsklima og brukar kvarandre som sparringspartar. Både under planlegging under øvinga. Eit scenario er «inspirert av verkelegheita» og difor må det av og til gjerast justeringar og tilpassingar under gjennomføring. Deltakarar kan under øving utfordre stab på dette og peike på at «dette er underleg og kunstig». Ein god stab som har god dialog undervegs i øvinga, og samtidig kan styre deltakarane inn på sporet (øvingsmål) er gull verdt. Stab fordeler oppgåver mellom seg før øvinga og støttar kvarandre undervegs. Vi gjer dette ved å ha ein stabschat. ”Øvelse, ikkje prøvelse”

Våre øvingar skal ikkje vere ei “prøvelse”. Difor jobbar vi systematisk med å etablere gode rammer rundt øvingane- deling av direktiv, ein god stab og god kommunikasjon er nøklar her. Vi bruker aktivt mediespel for å gje deltakarane eit eksternt perspektiv, men også for å løyse opp stemninga under øvinga.

Vi har skapt eit univers av «personas» som rett som det er dukkar opp i øvingane våre. Ofte er ein eller fleire av dei ramma av hendinga som Digdir handterer. Mediespelet blir brukt aktivt ved at stab simulerer journalistar som anten vil ha ei uttale frå Digdir i handtering av hending, eller som har fått tips om (potensielle) hendingar eller avvik i ei eller fleire av Digdir sine fellesløysingar.

På øvingsdagen

Øvingsdagen er minst like spennande for stab som for deltakarane. Dei praktiske tinga skal ordnast og scenarioet skal spelast ut. Korleis vil deltakarane oppleve scenarioet? Har deltakarane vore med på øvingar før, eller er det første gang, har vi lagt inn nok pausar- og har nokon fiksa kaffi? Vi pleier å starte med å gå gjennom direktivet, spelereglar, og tema for øvinga. Deretter bygger vi opp til scenarioet og øvinga er i gang.

Evaluering og etterarbeid

Den siste fasen i øvinga er evaluering. Dette er like viktig som planlegging og gjennomføring. Vi pleier å gjennomføre evaluering ved å hente inn erfaringar frå deltakarane på øvingsdag, («hot wash up»). Dagen etter får deltakarane eit forms-skjema med opne og lukka spørsmål om øvinga. Dette dannar grunnlaget for evaluering og tiltak etter øvinga.

Kva seier deltakarane om øvingane våre? Dei opplever dei som nyttige, utfordrande og lærerike. Innspel frå evalueringane har vi brukt til å justere til neste øving.