Rettleiar for publisering til eInnsyn

Innleiing – kva er eInnsyn?

eInnsyn er ei offentleg fellesløysing for innsyn og openheit.

eInnsyn er ei tilgjengeleg publiseringsteneste for postjournalar og informasjon frå møte og utval i fylkeskommunale og kommunale organ. Offentlege verksemder publiserer postjournalar og møte- og utvalsdata på eInnsyn, der innbyggaren får tilgang til å søke og bestille innsyn i dokument. Dei offentlege verksemdene kan legge ved lenke til fulltekstpubliserte dokument i journalposten, eller møtet dokumentet høyrer til.

Føremålet med eInnsyn er å gjere offentleg forvaltning open og meir tilgjengeleg. Kundar av eInnsyn er statlege, fylkeskommunale og kommunale verksemder.

Med eInnsyn er offentlege elektroniske journalar til ei kvar tid tilgjengeleg for alle med tilgang til eInnsyn. Sjølv om eInnsyn er tilgjengeleg opphevar det likevel ikkje moglegheita til å krevje journalinnsyn på anna måte. Organ som også er med i eInnsyn må difor vere førebudd på å leggje fram offentleg kopi eller utskrift av sine journalar, dersom dei får spørsmål om dette.

Det er det enkelte organ som publiserer journalen som er ansvarleg for at denne er korrekt ført. Det blir her vist til bruksvilkåra for eInnsyn, som er tilgjengeleg på Samarbeidsportalen.

Det vert også vist til “Rettleiar for fulltekstpublisering i eInnsyn” som er tilgjengeleg på Samarbeidsportalen.

Rettleiaren er delt i to deler. Del 1 omhandlar korleis journal og dokument skal publiserast på eInnsyn, og Del 2 om hindringar for publisering grunna teieplikt.

Del 1: Publisering av journal og dokument på eInnsyn

1.1. Elektroniske journalar og andre journalar

Offentlege organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i dei sakene organet opprettar, jf. arkivforskrifta § 9. Føresegna er teknologinøytral og stiller ikkje krav til at journalføringa til dømes skal skje elektronisk.

I offentlegforskrifta § 6 er det fastsett at ein del organ som fører elektronisk journal skal gjera den tilgjengeleg for ålmenta på Internett. 1 Dei som har plikt til å gjera dei elektroniske journalane sine tilgjengeleg på Internett etter § 6 er alle departementa, Statsministerens kontor, alle statlege direktorat, statlege tilsyn som har heile landet som verkeområde og statsforvaltarane. Organ som fell utanfor § 6, til dømes kommunar og fylkeskommunar, har ikkje plikt til å gjera sine elektroniske journalar tilgjengeleg for ålmenta på Internett, men dei har høve til å gjere dette dersom dei ønskjer det.

Det er inga plikt til at organet sin journal eller journalar skal vere elektronisk. Det er heller inga plikt til å ha berre ein journal. Eit organ som fører elektronisk journal treng difor ikkje registrere alle sine journalførte dokument elektronisk, men kan ha ein eller fleire papirbaserte journalar ved sida av. Dette gjeld for spesielle typar saker som organet av ulike årsaker ikkje har funne det hensiktsmessig å føre i elektronisk journal, til dømes personalsaker.

Det er i utgangspunktet den same innsynsretten i papirbaserte journalar som i elektroniske journalar. Eit offentleg organ må difor vere budd på å leggje fram kopi av papirbaserte journalar på ordinær måte dersom nokon krev å få innsyn etter hovudregelen i offentleglova § 3. Dette gjeld sjølv om ein papirbasert journal omfattar typar av dokument der organet har plikt til, eller høve til å skjerme journalopplysningar.

1.2. Kva opplysningar skal eInnsyn innehalde?

1.2.1. Obligatoriske opplysningar

Utgangspunktet er at eInnsyn skal innehalde alle journalopplysningar som nemnt i arkivforskrifta § 10.

Nokre journalopplysningar vil likevel ikkje vera kjende på registreringspunktet og kan difor av naturlege årsaker ikkje vere med over i eInnsyn. Det gjeld høvesvis ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte.

Arkivkode er ikkje alltid kjent på registreringstidspunktet. Når det etter kvart blir lagt teknisk til rette for det, er det meninga at denne skal vera med over i eInnsyn dersom den på overføringstidspunktet er blitt registrert i journalen.

Det er likevel eit unnatak: eInnsyn skal opplyse om kontaktpunkt for den enkelte sak hos det aktuelle organet, jf. offentlegforskrifta § 6 andre ledd andre punktum. Dette vil normalt vera eit telefonnummer eller ei e-postadresse. Det er eit krav hos kontaktpunktet at ein skal enten få den informasjonen ein ønskjer, eller bli vist vidare til nokon som kan gi slik informasjon, jf. kgl.res. 17. oktober 2008.

Slik journalen ser ut på eInnsyn, vil den innehalde følgjande opplysningar:

• Arkivkode

• Journalføringsdato

• Dokumentdato

• Sak og dokumentnummer

• Sendar og/eller mottakar

• Opplysningar om sak, innhald eller emne

• Kontaktpunkt

Det må i tillegg gå fram av eInnsyn kva organ det journalførte dokumentet knyter seg til. I tillegg må det opplysast om noko i journalen er skjerma, og om det underliggjande dokumentet er klassifisert på førehand som unnateke offentlegheita.

1.2.2. Innføring av heimel for unntak frå innsyn (førehandsklassifisering)

Negativ førehandsklassifisering vil seie at det i journalen og/eller i sjølve dokumentet vert vist til ein unntaksregel i offentleglova. Føremålet er å opplyse at dokumentet er heilt eller delvis unnateke, dersom nokon ønskjer å be om innsyn i det. Førehandsklassifisering opphevar dermed ikkje den plikta organet har etter offentleglova til å vurdere eit konkret innsynskrav.

Førehandsklassifisering bør avgrensast til dei tilfelle der:

• det er klart at dokumentet inneheld teiepliktige opplysningar

• heile dokumentet, eventuelt deler av det, fell inn under ein annan unntaksregel i offentleglova, og det er klart at det ikkje er aktuelt å utøve meiroffentlegheit.

I eInnsyn er det altså feltet «Unnataksgrunnlag dokument» som skal brukast til å opplyse om eventuell førehandsklassifisering. Feltet er gitt denne nemninga for å klargjere at ved å vise til heimelen gjeld det det underliggande dokumentet.

Heimelsgrunnlag i offentleg journal skal berre brukast til å førehandsklassifisere det underliggjande dokumentet. Heimelsgrunnlag skal ikkje opplysast om det er noko i sjølve journalen som vert skjerma.

1.3. Nøytralisering og skjerming

Utgangspunktet er at dokumentet skal kunne identifiserast. Den offentlege journalen må kunne hindre at teiepliktige opplysningar, eller andre opplysningar organet har eit reelt og sakleg behov for å unnta offentlegheit vert røpa. Dette kan skje gjennom nøytralisering eller skjerming, eventuelt ein kombinasjon av begge metodane.

Nøytralisering vil seie at journalen ikkje vert utforma så detaljert og spesifikt at ein risikerer å røpe opplysningar som det er plikt eller høve til å verne. Teksten vert altså utforma på ein meir nøytral måte enn det som ville vore naturleg med tanke på lettast mogleg identifikasjon av dokumentet, jf. arkivforskrifta § 10, 2. ledd.

Skjerming derimot, vil seia at ein utformar journalen akkurat så detaljert og spesifikt som det er behov for, men at deler av journalteksten vert koda på ein slik måte at den ikkje kjem på offentleg journal, jf. arkivforskrifta § 10, 2. ledd.

Ved nøytralisering vil altså den interne journalen og den offentlege journalen vera identiske. Det betyr at nøytralisering har den ulempa at det også reduserer journalens informasjonsverdi for organet sjølv.

Ved skjerming vil den offentlege journalen innehalde mindre informasjon enn den interne journalen, og journalen beheld dermed fullt ut sin interne informasjonsverdi. Slik sett vil difor skjerming som regel vere betre enn nøytralisering.

1.3.1. Korleis skjerming skal bli vist i eInnsyn

I motsetning til nøytralisering vil skjerming seia at det blir unnateke ein eller fleire obligatoriske journalopplysningar frå offentlegheit, heilt eler delvis.

I praksis kan skjerming omfatte:

• både dokumentomtalen og avsendar/mottakar, eller

• berre den eine av desse opplysningane, eller

• berre deler av dokumentomtalen

I siste tilfelle kan skjerming kombinerast med nøytralisering. Det vil seie at dokumentomtalen vert delt i to, ein nøytral tekst rekna for journal, og ein utfyllande tekst som vert skjerma slik at den berre blir tilgjengeleg i det interne journalsystemet. Tilsvarande kan vera aktuelt for saksomtalen.

Det er to hovudgrupper av journalinnføringar i eInnsyn der skjerming er påbode:

• dersom det er naudsynt for å unngå å røpe teiepliktige opplysningar, eller opplysningar som kan unntakas frå innsyn

• dersom det er påbode etter offentlegforskrifta

I tillegg er det etter arkivforskrifta § 10 høve til skjerming av opplysningar som ”allmenta elles ikkje kan krevje”. Det vil først og fremst seie opplysningar som kan unntakas frå offentlegheit etter §§ 14– 26 i offentleglova.

1.3.2. Rutinar for skjerming av teiepliktige opplysningar

Teiepliktige opplysningar må ikkje kome fram av noko offentleg journal. Det er relativt enkelt å etterleve teieplikta dersom kvar journalføring vert vurdert isolert for seg, men det er naudsynt at det også vert gjort ei meir heilskapleg vurdering. Dette er særleg viktig for eInnsyn, der fleire organ sine journalar blir lett tilgjengeleg frå same stad via Internett.

Ulik skjermingspraksis kan føre til at teiepliktige opplysningar likevel blir kjent. Dette vil til dømes kunne skje dersom eit organ som handsamar saka, skjermar namnet på personen, medan eit anna organ nøytraliserer eller skjermar saks- og dokumentomtalen. For å unngå dette må alle organ følgje same praksis. Det sikraste er då at alle skjermar namn på person eller anna identifikasjon (til dømes firma, stad eller liknande).

På bakgrunn av dette vert følgjande rutinar tilrådd:

1. Når det er naudsynt å skjerme journalopplysningar for å hindre innsyn i teiepliktige opplysningar, skal alltid namn eller anna som identifiserer den som dei teiepliktige opplysningane gjeld for skjermast. Skjerming må gjennomførast i alle felt; avsendar- og mottakarfeltet, og i saks- og dokumentomtalen.

1. Dersom andre opplysningar kan røpe det teiepliktige forholdet, må også desse opplysningane skjermast i alle dei aktuelle felta. I den samanheng må det også takast omsyn til at systemet kan kople mellom opplysningar på saks- og dokumentnivå, og til journalopplysningar om tidlegare dokument i den same saka. Det gjeld både i avsendar- og mottakarfeltet, og i feltet for både saks- og dokumentomtale.

1. Dersom saksomtalen, eventuelt ein anna journalopplysning om tidlegare dokument i saka vil røpe kven det gjeld når det blir omtalt eit teiepliktig forhold i eit nytt dokument, skal ein velje mellom to følgjande framgangsmåtar:

1. Det nye dokumentet blir registrert med nytt saksnummer med kryssreferanse til saksnummeret for dei tidlegare dokumenta i saka.

1. Ein skal i naudsynt grad gå tilbake til tidlegare dokument i saka og skjerme journalopplysningar om desse. Deretter må ein sende retta versjon av offentleg journal til eInnsyntenesta med beskjed om at den nye versjonen skal erstatte tidlegare versjon.

1.3.3. Påbod om skjerming etter offentlegforskrifta

Offentlegforskrifta inneheld meir spesifikke reglar om opplysningar som skal skjermast i eInnsyn:

2. Publisering av dokument på eInnsyn

2.1 Retten til å gjera dokument tilgjengeleg for ålmenta

Organ som er omfatta av offentleglova kan gjera dokument tilgjengeleg for ålmenta på Internett, jf. offentlegforskrifta § 7 første ledd. Dokument kan publiserast ved å inkludere lenke til det aktuelle dokumentet i journalposten som skal overførast til eInnsyn.

2.2. Plikta til å opplyse kva kriterium som ligg til grunn for utvalet av dokument som blir publisert

Organ som gjer dokument tilgjengeleg for ålmenta på Internett, skal opplyse kva kriterium som ligg til grunn for utvalet av dokument, jf. offentlegforskrifta § 7 tredje ledd. Dersom dokument blir publisert på eInnsyn, må organet som publiserer gå inn i administrasjonsgrensesnittet for eInnsyn og leggje inn lenke til nettstaden der kriteria er gjort tilgjengelege.

2.3. Opplysningar som ikkje skal gjerast tilgjengeleg

Dokument som er publisert på Internett skal ikkje innehalde opplysningar som er omfatta av teieplikt, eller opplysningar som det elles er forbode å leggje ut på Internett etter offentlegforskrifta § 7 andre ledd eller andre rettslege grunnlag. Slike opplysningar må eventuelt sladdast før dokumentet blir publisert.

2.4. Vurderinga av om eit dokument skal publiserast («positiv» førehandsklassifisering)

Det er behov for å vurdere innhaldet i dokument før dei vert publisert på Internett. Dette fordi dokument som er publisert ikkje skal innehalde opplysningar som er omfatta av teieplikt, eller opplysningar som det elles er forbode å leggje ut på Internett etter offentlegforskrifta § 7 andre ledd eller andre rettslege grunnlag. Det kan også tenkjast at dokument ikkje er aktuelt å publisere på Internett sjølv om det ikkje er forbode, til dømes kan det gjelde enkelte organinterne dokument, sikkerheitsinformasjon og liknande.

Lovavdelinga i Justis- og beredskapsdepartementet har gitt ein uttale om dette spørsmålet i brev av 28.01.19 til Kommunal- og Moderniseringsdepartementet:

3. Kort om plikta til å journalføre og arkivere

I journalen skal det registrerast saksdokument som kjem inn til, eller blir sendt ut i frå organet. I tillegg kan ein velgje å registrere interne dokument som notat. Eit saksdokument kan vera informasjon som er lagra i alle typar medium: papir, ulike elektroniske media, fotografi, lydopptak, filmopptak og informasjon i register og databasar.

Merk at arkiveringsplikta går lenger enn journalføringsplikta. Sjølv om ein journalfører både det ein har plikt til og meir til, er det ikkje dermed sikkert at ein automatisk har fanga opp alt som ein har plikt til å arkivere.

I begge tilfelle må ein vurdere to kriterium om dokumentet er gjenstand for sakshandsaming og har verdi som dokumentasjon.

• dersom eit av kriteria er oppfylt er det plikt til å arkivere dokumentet.

• dersom begge kriteria er oppfylt er det også plikt til å journalføre dokumentet.

Sjølv om dokument i saker om innsyn er gjenstand for sakshandsaming, er det ikkje plikt til å journalføre desse (jf. arkivforskrifta § 9 andre ledd). Dersom dokumentet gjeld innsyn, har ein likevel plikt til å journalføre det dersom dokumentet gjeld eller inneheld ei nærare grunngjeving, ein klage eller eit krav om betaling for innsyn.

Spørsmål om korleis innsyn er gitt i interne notat og andre organinterne dokument skal journalførast så langt organet sjølv finn det tenleg (jf. arkivforskrifta § 9 første ledd tredje punktum).

Dersom dokumentet er organinternt, er det likevel plikt til å journalføre det dersom:

Dersom dokumentet er organinternt, er det likevel plikt til å journalføre det dersom dokumentet:

• eller ein del av dokumentet inneheld organet si endelege avgjerd i ei sak

• gir generelle retningslinjer for sakshandsaming i organet

• utgjer foredrag til saker som er avgjort av Kongen i statsråd

• utgjer presedenskort og liknande, med mindre kortet gir att organinterne vurderingar (jf. offentleglova § 14 andre ledd bokstav a–d)

• går frå administrasjonen til styret i føretak etter helseforetakslova

• går frå administrasjonen til ein kollegial eining ved universitet og høgskular

• blir utveksla mellom fakultet ved universitet og høgskular (jf. offentlighetsforskriften § 8)

Del 2: Retningslinjer om teieplikt og materiale som ikkje skal gå fram av offentleg journal

1. Journalføring og innsyn i journalen

1.1 Generelt om journalføring og rett til innsyn i journalen

Plikta til å føre journal følgjer av arkivforskrifta § 9. Det heiter i første punktum at offentlege organ skal ha ein eller fleire journalar for registrering av dokument i sakene dei opprettar. I andre punktum heiter det at i journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dokumenta er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon.

Ålmenta har i utgangspunktet rett til innsyn i heile journalen. Organet har etter arkivforskrifta § 9 første ledd tredje punktum ikkje plikt til å journalføre organinterne dokument. Dersom slike dokument først er journalførte, vil òg innføringane om desse dokumenta vere offentlege, med mindre arkivforskrifta § 10 andre ledd eller offentlegforskrifta § 9 gir høve til å gjere heilt eller delvis unntak frå innsyn for nokon av innføringane.

Når det gjeld kva opplysningar om det enkelte dokument som er offentlege, er utgangspunktet at alle opplysningar som eit organ har plikt til å journalføre etter arkivforskrifta § 10 første ledd, er offentlege. Opplysningar som organet ikkje har plikt til å journalføre, til dømes opplysningar om kven som er sakshandsamar eller om sakshandsamingsfristar, har organet heller inga plikt til å ta med i den utskrifta eller kopien av journalen som ålmenta kan krevje innsyn i.

Arkivforskrifta § 10 første ledd inneheld eit krav om at innføring i journalen i utgangspunktet skal skje på ein måte som gjer det mogleg å identifisere dokumentet. Dette gjeld berre så langt slik identifiserande journalomtale kan skje utan å røpe opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller medhald av lov, eller som det elles kan gjerast unntak frå i offentleg innsyn. I dette ligg det ei opning for å nytte ein meir nøytral journaltekst enn det som i utgangspunktet ville vore naturleg. Ulempa er at det reduserer informasjonsverdien i journalen.

Dersom det er nødvendig for å unngå å røpe teiepliktige opplysningar eller andre opplysningar som det kan gjerast unntak frå innsyn for, bør ein som oftast nytte skjerming som metode i journalopplysningar i offentleg journal. Heimelen for dette er i arkivforskrifta § 10 andre ledd. Ved skjerming vil den offentlege journalen innehalde mindre informasjon enn den interne journalen, og journalen får dermed ikkje redusert sin interne informasjonsverdi.

Forvaltninga har plikt til å syte for at opplysningar som er omfatta av lovbestemt teieplikt ikkje blir kjende. Når dokument som inneheld slike opplysningar blir registrerte, er det difor ikkje tilstrekkeleg å ta omsyn til den enkelte journalinnføringa. Ein må òg sjå til at det ikkje blir mogleg å finne fram til teiepliktige opplysningar ved å kople den aktuelle informasjonen mot tidlegare journalinnføringar eller annan informasjon.

Opplysningar som ikkje er underlagde teieplikt, men som det er høve til å nekte innsyn i etter føresegnene i offentleglova, har forvaltninga ikkje plikt til å halde utanom innsyn. Om slike opplysningar skal haldast utanfor innsyn i journalen, må det avgjerast etter ei vurdering om det er eit reelt og sakleg behov for å skjerme eller nøytralisere opplysningane. Når det er eit reelt og sakleg behov for å nekte ålmenta innsyn i det registrerte dokumentet, kan det i enkelte tilfelle vere eit tilsvarande behov for å utelate eller nøytralisere opplysningar i journalen.

Når det gjeld dokument som er graderte, er det gitt særlege reglar om handsaming av desse i forskrifta til Sikkerhetsloven1 (virksomhetsikkerhetsforskriften2). Vidare inneheld Beskyttelsesinstruksen3 særlege reglar for handsaming av dokument som treng vern av andre grunnar enn dei som er nemnde i Sikkerhetsloven med forskrifter.

1.2. Tilgjengeleggjering av journalar

Arkivforskrifta inneheld ikkje generelle reglar om rett til innsyn i journalar eller korleis innsyn skal gjevast. Innsynsretten følgjer av offentleglova § 3, og i utgangspunktet bestemmer offentleglova § 30 korleis det skal givast innsyn òg når det blir kravd innsyn i journalar. Det vil sei at den som krev innsyn har rett til å få papirkopi eller elektronisk kopi av journalen, jf. offentleglova § 30 første ledd andre punktum. Vedkommande har derimot ikkje rett til å sjølv søkje i dei elektroniske journalane til organet.

I offentlegforskrifta § 6 er det likevel, i medhald av offentleglova § 10 andre ledd, fastsett at ein del organ som fører elektronisk journal skal gjere den tilgjengeleg for ålmenta på Internett. Dei som har plikt til å gjere dei elektroniske journalane sine tilgjengelege på Internett etter § 6, er alle departementa, Statsministarens kontor, alle statlege direktorat og statlege tilsyn som har heile landet som verkeområde og statsforvaltarane , jf. offentlegforskrifta § 6 første ledd første punktum.

Ei nærare avgrensing av kven som er omfatta av ordninga, følgjer av § 6 første ledd andre til fjerde punktum. Etter andre punktum omfattar plikta til å gjere journalen tilgjengeleg på Internett, berre den sentrale eininga i eit direktorat eller eit tilsyn som også har regionale einingar. Tredje punktum fastslår at Utanriksdepartementet òg kan fastsetje at utanriksstasjonar som fører eigen elektronisk journal, skal gjere han tilgjengeleg for ålmenta på Internett. Fjerde punktum fastslår at det overordna departementet i tvilstilfelle avgjer om eit underlagt organ pliktar å gjere journalen tilgjengeleg på Internett.

Offentlegforskrifta § 6 andre ledd slår fast at ein del bestemte organ ikkje i noko tilfelle er omfatta av plikta til å gjere journalane tilgjengelege på Internett. Dette gjeld Regjeringsadvokaten, Riksadvokaten, Etterretningstenesta, Politiets tryggingsteneste (PST), Patentstyret, Nasjonalt tryggingsorgan, Norsk pasientskadeerstatning og Pasientskadenemnda. Opprekninga er uttømmande, slik at alle andre statlege organ skal vurderast opp mot vilkåra i første ledd i spørsmålet om dei pliktar å gjere journalen tilgjengeleg på Internett.

1.3 Kva eInnsyn skal innehalde

Offentlegforskrifta § 6 tredje ledd gir nærare reglar om innhaldet i elektroniske journalar som blir tilgjengeleggjorte på Internett. Desse reglane inneber at dei journalane som blir gjort tilgjengelege på Internett vil ha eit noko annleis innhald enn journalane slik dei opphavleg blir ført i samsvar med arkivforskrifta. Det vil framleis vere høve til å ta direkte kontakt med det enkelte organ som er omfatta av ordninga etter § 6, og be om å få sjå den vanlege journalen. Den som krev innsyn vil då ha krav på å få sjå journalen slik han skal sjå ut når han er ført i samsvar med arkivforskrifta.

Etter offentlegforskrifta § 6 tredje ledd første punktum skal journalane som blir offentleggjort gjennom eInnsyn innehalde opplysningar som nemnt i arkivforskrifta § 10 første ledd tredje punktum. Journalopplysingane som er nemnde i arkivforskrifta § 10 første ledd tredje punktum, vil ikkje gå fram av journalane i eInnsyn. (Offentlegforskrifta § 6 kan bli endra på dette punktet, slik at det blir plikt til å ta inn arkivkodar.)

I journalar som blir gjort tilgjengeleg gjennom eInnsyn, skal det etter offentlegforskrifta § 6 tredje ledd andre punktum, opplysast om kontaktpunkt hos det aktuelle organet. Dette skal gjere situasjonen enklare for dei som ynskjer å ta kontakt om ei sak eller eit dokument. Det kan vere oppretta særskilde kontaktpunkt for dei enkelte sakene, til dømes ein sakshandsamar, eller det kan vere eit generelt kontaktpunkt for alle saker. Dersom organet vel sistnemnde løysing, er det ein føresetnad at ein frå dette kontaktpunktet kan bli vist vidare til nokon som kan gi nærare opplysningar om den aktuelle saka. Kontaktpunktet vil typisk vere eit telefonnummer og ei e-postadresse.

Personnamn vil ofte gå fram av journalar, særleg i felta for mottakar og avsendar av dokumenta. For å vareta personvernomsyn er det i forskrifta § 6 fjerde ledd tredje punktum, fastsett at eInnsyn skal innrettast slik at det ikkje skal vere mogleg å få treff på personnamn i innførslar i journalane som er eldre enn eitt år. Dette skal gjere det vanskelegare å byggje personprofilar ved hjelp av journalane som blir lagt ut på eInnsyn. Ved søk på eit personnamn som går fram av eit av journalfelta i eInnsyn, vil ein såleis få treff på eit dokument inntil det er gått eitt år frå det aktuelle dokumentet vart tilgjengeleg i eInnsyn. Dersom det har gått meir enn eitt år, vil ein ikkje få treff på dokumentet ved å søkje på namnet. Kravet om at det skal vere ei slik søkjesperre gjeld berre for dei journalane som er omfatta av eInnsynordninga.

Dei journalinnføringane som skal vere omfatta av denne ordninga, blir merka av med ein såkalla ”tag” i journalane som blir sende over til eInnsyn. Funksjonen med søkjesperre vil omfatte dei innføringane som er merka av på denne måten. ”Personnamn” er namn på fysiske personar. Namn på selskap og andre typar samanslutningar fell utanfor. I dei fleste tilfelle vil det vere klart kva som er eit personnamn. Eit personnamn skal alltid merkast med ein ”tag”, uavhengig av om dokumentet gjeld vedkomande som privatperson eller som næringsdrivande. Selskapsnamn som inneheld namnet til ein fysisk person (til dømes Hans Hansen AS), skal ikkje handsamast som personnamn. Namn på enkeltpersonføretak (som alltid skal innehalde etternamnet til ein fysisk person, jf. føretaksnamnelova § 2-2 første ledd) står på mange måtar i ein slags mellomstilling mellom fysiske personar og andre aktørar. Omsynet til å unngå bygging av personprofilar gjer seg ikkje så sterkt gjeldande for denne kategorien, som alltid vil vere næringsdrivande. I slike tilfelle må ein ta utgangspunkt i forma på namnet. Til dømes bør ”Peder Ås” reknast som eit personnamn, sjølv om Peder Ås driv ein kafé som enkeltpersonføretak og dokumentet gjeld kafeen. ”Kafé Peder Ås” vil derimot ikkje vere eit personnamn.”

Perioden på eitt år før søkjesperre tek til å gjelde skal reknast frå tidspunktet den aktuelle journalinnføringa blir tilgjengeleg i eInnsyn.

1.4. Opplysningar som ikkje skal gjerast tilgjengelege på Internett

Etter offentlegforskrifta § 6 fjerde ledd skal opplysningar som er nemnde i § 7 andre ledd, ikkje gå fram av journalar som blir gjort tilgjengelege gjennom eInnsyn. Avgrensinga gjeld òg for journalar og liknande register som organ som ikkje er omfatta av eInnsynordninga, gjer tilgjengeleg på Internett. Til dømes må ein kommune som vel å leggje journalen sin eller liknande register ut på Internett, syte for at opplysingar som nemnde i § 7 andre ledd ikkje går fram av det som blir lagt ut. Det same vil gjelde dersom eit organ som er omfatta av eInnsynordninga gjer journalen sin tilgjengeleg på eiga heimeside eller på andre nettstader.

Offentlegforskrifta § 7 andre ledd bokstav a seier at opplysingar som er omfatta av teieplikt, ikkje kan leggjast ut på Internett. Dette følgjer også av dei vanlege reglane om teieplikt og er teke med i forskrifta av pedagogisk omsyn.

Etter bokstav b kan heller ikkje opplysningar som det kan gjerast unntak frå innsyn for, etter offentlegforskrifta § 9, gjerast tilgjengelege på Internett. Når det gjeld skjerming av journal, kan ein sjå bort frå føresegna i offentlegforskrifta § 9 første ledd. Etter denne føresegna kan det gjerast unntak frå innsyn i visse dokument i arkivdepot, men det vil ikkje vere noko problem å opplyse i journalen at slike dokument eksisterer, dersom det skulle vere aktuelt.

Etter forskrifta § 9 andre ledd kan det gjerast unntak frå innsyn for tilbod og protokollar i tilbodskonkurransar. Dette gjeld kjøp av flyrutetenester etter regelverk gjeve i medhald av luftfartslova, inntil val av leverandør er gjort. Inntil ein har valt leverandør, skal det såleis heller ikkje gå fram av journal som blir gjort tilgjengeleg på Internett, kven som har kome med slike tilbod. Unntaket gjeld tilsvarande som det generelle unntaket for tilbod og protokollar i tilbodskonkurransar i offentleglova § 23 tredje ledd.

Tredje ledd seier at det kan gjerast unntak frå innsyn for dokument som gjeld saker hjå Etterretningstenesta og Politiets tryggingsteneste (PST), og frå innsyn i journalar hjå desse organa. Det skal dermed heller ikkje gå fram av journal som er gjort tilgjengeleg på Internett, at eit dokument gjeld saker hjå eit av desse organa.

Etter fjerde ledd kan det gjerast unntak frå innsyn for journalinnføringar og dokument i enkeltsaker hos Meklingsnemnda for arbeidstakaroppfinningar, og tilsvarande i enkeltsaker etter utlendingslova, pasientskadelova og statsborgarlova. Første alternativ vil berre kome inn dersom det blir kravd innsyn hos nemnda sjølv, ikkje om andre organ har fått oversendt dokumenta, og er difor ikkje aktuelt. Opplysningar om at eit dokument gjeld enkeltsaker etter nokon av dei tre nemnde lovene, skal derimot ikkje gå fram av ein journal som blir gjort tilgjengeleg på Internett. Generelle opplysningar som ikkje gjeld enkeltsaker, som statistikk over saker etter dei ulike lovene, er ikkje omfatta av unntaket, og slike opplysningar kan såleis òg gå fram av ein journal på Internett.

Etter femte ledd kan det gjerast unntak frå innsyn for journalinnføringar i enkelte sakstypar. Etter bokstav a gjeld dette enkeltsaker som gjeld eitt eller fleire av emna adopsjon, ekteskap, partnarskap, separasjon, skilsmål, farskap, nedstamming, barnefordeling og bidrag. Dette gjeld uavhengig av kva lov saka går etter, og kva det nærare temaet er. Unntaket for journalar skal hindre at det blir kjent kva for enkeltpersonar som er involverte, og det skal følgjeleg heller ikkje gå fram noko om slike journalinnføringar i journal som blir gjort tilgjengeleg på Internett.

Bokstav b seier at unntakshøvet gjeld for enkeltsaker som gjeld konsulær bistand frå utanrikstenesta. Dette vil typisk vere saker der personar har fått problem i utlandet, gjennom å ha vorte utsett for, eller sjølve innblanda i, kriminalitet, ha mista reisedokumenta osv. Vurderinga blir her mykje den same som for tilhøva under bokstav a, og opplysningar om dette skal ikkje gå fram av journal på Internett.

Etter bokstav c er enkeltsaker etter barnevernlova, lov om sosiale tenester, lov om psykisk helsevern og verjemålslova omfatta av unntaket. Ein journal som blir gjort tilgjengeleg på Internett, skal følgjeleg heller ikkje opplyse om slike saker. Vidare seier bokstav c at opplysningar som nemnde i personopplysingslova § 2 nr. 8 ikkje skal gjerast tilgjengelege på Internett. Dette dreier seg om såkalla sensitive personopplysningar og omfattar opplysningar om rase eller etnisk bakgrunn, opplysningar om politisk, religiøs eller filosofisk oppfatning, opplysningar om at ein person har vore mistenkt, sikta, tiltala eller dømt for ei straffbar handling, opplysningar om helsetilhøve eller om seksuelle tilhøve som legning og opplysningar om medlemskap i fagforeiningar. Slike opplysningar vil ofte vere omfatta av teieplikt, men ikkje alltid; til dømes vil opplysningar om straffbare handlingar som er utførte i offentleg teneste eller i næringsverksemd, som regel ikkje vere omfatta av teieplikt, og det same gjeld dels opplysningar om medlemskap i fagforeiningar.

Etter bokstav d skal heller ikkje fødselsnummer, personnummer og andre nummer med tilsvarande funksjon gjerast tilgjengelege på Internett. Slik informasjon er normalt ikkje omfatta av teieplikt, men er likevel sensitiv informasjon som kan misbrukast. Fødselsnummer utgjer fødselsdato og personnummer. Ein fødselsdato åleine kan derimot gjerast tilgjengeleg på Internett. Andre nummer med tilsvarande funksjon vil til dømes vere utanlandske identifikasjonsnummer som liknar norske personnummer, og såkalla DUF-nummer, som utlendingar blir tildelte av UDI.

Bokstav e bestemmer at opplysningar om lønn og godtgjering til fysiske personar ikkje skal gjerast tilgjengelege på Internett. Det er oppstilt unntak for opplysningar om lønn og godtgjering til personar i leiande stillingar i det offentlege, i leiande stillingar eller i styret i sjølvstendige rettssubjekt. Sidan det er tillate å leggje ut opplysningar om lønn og godtgjering til personar i leiande stillingar, vil det i denne samanheng vere eit sentralt spørsmål kva som er meint med ”leiande”. Det må leggjast til grunn ei vanleg forståing av kva som er ei leiande stilling. I det offentlege vil dette iallfall omfatte politiske stillingar i stat og kommune, høgare administrative stillingar som til dømes departementsråd, ekspedisjonssjef, avdelingsdirektør i departement og rådmann og etatssjef i kommunar og fylkeskommunar. I sjølvstendige rettssubjekt vil dette omfatte alle som inngår i leiinga i rettssubjektet, og i tillegg vil heile styret vere omfatta.

Endeleg fastset bokstav f at materiale som ein tredjeperson har immaterielle rettar til, ikkje kan leggjast ut på Internett, med unntak for materiale som er nemnt i forskrifta § 5 første ledd andre punktum. ”Tredjeperson” tyder i denne samanhengen nokon annan enn den verksemda som eventuelt skal leggje opplysingane ut. Dersom vedkommande tredjepart samtykkjer i at opplysningane kan leggjast ut på Internett, vil det vere høve til det. Det krevst her eit uttrykkjeleg samtykke frå den som elles har krav på vern.

Fleire av opplysingane som er omfatta av § 7 andre ledd, vil det nok sjeldan eller aldri vere aktuelt å føre inn i ein journal , dette gjeld særleg materiale som er omfatta av bokstavane e og f. Føresegna i § 7 andre ledd gjeld tilsvarande for dokument som blir gjorde tilgjengelege på Internett, og det er nok i saksdokument ein fyrst og fremst vil finne slike opplysningar.

2. Lovføresegner om teieplikt

Som nemnt skal opplysningar som er omfatta av teieplikt, i utgangspunktet aldri gjerast tilgjengelege, korkje på Internett eller elles. Det finst ei rekkje ulike lovføresegner om teieplikt.

For det første er det reglar om teieplikt som skal verne om offentlege interesser, til dømes forsvaret av landet og relasjonar til andre statar.

For det andre har fleire yrkesgrupper teieplikt etter profesjonslovgivinga (yrkesrelatert teieplikt). Dette gjeld til dømes helsepersonell, prestar og advokatar.

For det tredje er det lovføresegner som fastset teieplikt for tilsette i offentleg forvaltning (forvaltningsrelatert teieplikt), og som vernar private interesser. Dei viktigaste reglane i denne gruppa er føresegnene i forvaltningslova §§ 13 til 13 e.

Føresegnene i forvaltningslova §§ 13 til 13 e gjeld for alle som utfører teneste eller arbeid for eit forvaltningsorgan, med mindre det er gjeve særreglar i lov eller forskrift. Det finst mange slike særreglar. Til dømes har sosialtenestelova § 8-8 og barnevernlova § 6-7 ei strengare teieplikt enn forvaltningslova § 13. Reglane gjeld dei som utfører arbeid eller teneste høvesvis for sosialtenesta og barnevernsetaten.

Likningslova § 3-13 inneheld særreglar om teieplikt for likningsetaten.

Når eit dokument blir sendt frå eit forvaltningsorgan til eit anna, kan det vere at avsendaren har ei strengare teieplikt enn mottakaren. Dette vil til dømes vere aktuelt når helsepersonell, som har ei streng teieplikt etter helsepersonellova § 21, sender opplysningar til tilsette i Helsetilsynet, som har teieplikt etter den alminnelege føresegna i forvaltningslova § 13. Dersom nokon ber om innsyn hos mottakaren av dokumentet, er det rekkjevidda av teieplikta til mottakaren som er avgjerande for om opplysningane er unnatekne frå innsyn etter offentleglova § 13. For at den strenge teieplikta som gjeld for avsendaren, skal ”følgje med” når dokumentet blir oversendt, må dette vere særskilt fastsett i dei aktuelle føresegnene om teieplikt.

Mange av opplysningane som er omfatta av teieplikt, vil det sjeldan vere aktuelt å føre direkte inn i offentleg journal. Det er likevel naudsynt å ha vid kjennskap til kva opplysningar som er omfatta av teieplikt, sidan mange slike opplysningar kan bli kjende gjennom kombinasjon av fleire journalinnføringar eller av journalinnføringar og dokument. Det vil difor vere heilt sentralt at offentleg journal, og såleis eInnsyn, blir utforma slik at opplysningar som er omfatta av teieplikt, heller ikkje blir kjende på ein slik måte. Sjå elles punkt 2.6 nedanfor.

2.1. Generelt om teieplikta etter forvaltningslova § 13

Forvaltningslova § 13 inneheld generelle reglar om teieplikt for opplysningar om personlege tilhøve og visse næringsopplysningar. Reglane i §§ 13 b til 13 e gjer unntak frå, eller utfyller hovudføresegna i § 13.

Teieplikta etter § 13 gjeld ikkje berre for dei som er tilsette i eit forvaltningsorgan, men for alle som utfører teneste eller arbeid for slike organ – både faste og mellombels tilsette, folkevalde og dei som utfører enkeltståande oppdrag for forvaltninga, som til dømes private sakkunnige eller konsulentar. Teieplikta omfattar berre opplysningar ein blir kjent med i samband med tenesta eller arbeidet. Opplysningar ein får kjennskap til som privatperson, til dømes i ein privat telefonsamtale i arbeidstida, er ikkje underlagde teieplikt.

Teieplikta inneber for det første eit forbod mot å gjere opplysningane kjende for utanforståande ved å fortelje om dei, eller levere ut dokument. Det er ikkje nok at ein let vere å bringe opplysningane vidare: Ein må aktivt hindre at andre får kjennskap til opplysningane. Dette inneber mellom anna at opplysningane som er underlagde teieplikt må oppbevarast på ein trygg måte, slik at utanforståande ikkje har tilgang til dei. Til dømes bør ein i mange situasjonar ikkje la dokument liggje framme på pulten med kontordøra open, og heller ikkje ta dei med heim og la dei vere tilgjengelege for uvedkommande der.

Vidare inneber teieplikta eit forbod mot at den tilsette sjølv brukar opplysningane i andre samanhengar enn dei er tenkte til. Til dømes kan ein tilsett som driv næringsverksemd på fritida, ikkje bruke opplysningar underlagde teieplikt som vedkommande har fått i arbeidet for forvaltninga, i si private verksemd, sjå § 13 tredje ledd andre punktum.

I utgangspunktet gjeld teieplikta overfor alle, òg kollegaer på arbeidsplassen. Det er likevel høve til å gjere opplysningane kjende for andre tilsette eller organ i etaten, i den grad det er naudsynt for å løyse arbeidsoppgåvene på ein god måte, sjå § 13 b første ledd nr. 2 og 3.

2.2. Teieplikt for opplysningar om personlege tilhøve etter forvaltningslova § 13

2.2.1. Generelt om teieplikt for personlege høve

Forvaltningslova § 13 første ledd nr. 1 oppstiller teieplikt for opplysningar om nokon sine personlege tilhøve.

Føresegna gjeld berre opplysningar om fysiske personar. Teieplikta for opplysningar om føretak m.m. er regulert i § 13 første ledd nr. 2 om næringsopplysningar.

Føresegna omhandlar ikkje alle opplysningar om enkeltpersonar. Det må dreie seg om opplysningar som det med god grunn er vanleg å ynskje å halde for seg sjølv. Opplysningane kan gjelde eigenskapar ved ein person, eller dei kan gjelde noko personen har gjort som kan karakterisere personen, til dømes ei straffbar handling.

At opplysningane er rekna som personopplysningar etter personopplysningslova, fører i seg sjølv ikkje til at dei er underlagde teieplikt etter forvaltningslova. Det ligg ulike grunnar og omsyn bak desse to kategoriseringane av opplysningar.

Ein føresetnad for teieplikt er dessutan at opplysningane kan knytast til bestemte enkeltpersonar. Opplysningar som er gjort anonyme eller som berre er oppgitt i statistisk form, slik at dei ikkje kan knytast til bestemte personar, er ikkje underlagde teieplikt, sjølv om dei gjeld til dømes helsetilhøve, straffbare tilhøve eller annan sensitiv informasjon.

Teieplikta for personlege tilhøve gjeld òg for opplysningar om døde personar og deira minne, og opplysningar om forsvunne personar.

2.2.2. Nærare avgrensingar av teieplikta

Spørsmålet om opplysningar er underlagde teieplikt kan ofte by på tvil. Til rettleiing er det spesifisert i forvaltningslova § 13 andre ledd første punktum at opplysningar om ”fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted” i utgangspunktet ikkje er underlagde teieplikt. Desse opplysningane blir ikkje rekna som sensitive personopplysningar, og vil normalt ikkje vere underlagde teieplikt.

Forvaltningslova presiserer at slike opplysningar likevel vil vere underlagde teieplikt dersom dei røper andre tilhøve som må reknast som personlege. Til dømes kan informasjon om bustaden til ein person vise at personen sit i fengsel, eller er innlagd på ein psykiatrisk institusjon. I slike tilfelle vil det òg vere teieplikt om bustaden til personen.

I vurderinga om opplysningar er omfatta av teieplikt eller ikkje, må ein mellom anna leggje vekt på om opplysningane – åleine eller saman med andre tilgjengelege opplysningar – kan skade eller utlevere ein person. Om opplysningane er gitt i fortrulegheit, og om utlevering kan skade tilliten til forvaltninga, slik at det blir vanskeleg å hente inn naudsynte opplysningar i framtidige saker. Vidare må ein leggje vekt på kva interesse ålmenta har i å gjere seg kjend med opplysningane.

Typiske eksempel på personlege tilhøve er opplysningar om fysisk og psykisk helse, seksuell legning, kjensleliv og personleg karakter og visse opplysningar knytte til familie og heim. Dersom ein person sjølv står offentleg fram med si seksuelle legning, sjukdomen sin eller andre strengt personlege opplysningar, vil derimot ikkje opplysningane lenger vere underlagde teieplikt, så langt dei ikkje seier meir enn det som har kome offentleg fram.

Opplysningar om arbeidsstad, arbeidstid, yrke og stilling er derimot normalt ikkje underlagde teieplikt, og det tilsvarande vil gjelde for opplysningar om tidlegare arbeidsstader og yrke. Konkrete opplysingar om kva arbeidet går ut på m.m., kan i særlege tilfelle likevel vere omfatta av teieplikta. Dette gjeld til dømes visse opplysningar knytte til bestemt personell innanfor Forsvaret og etterretninga, som utfører arbeid av ein slik karakter at dette ikkje kan gjerast kjent. Det er til dømes ikkje offentleg kva for norske soldatar som tek del i spesielle militære utanlandsoperasjonar, eller som tidlegare har gjort dette. Eit anna døme der opplysningar om stillingar typisk vil vere underlagde teieplikt, er der innvandrarar eller flyktningar har hatt slike stillingar som nemnde ovanfor, eller har vore soldatar og teke del i krig i andre land.

Opplysningar knytte til arbeid og yrke vil ikkje lenger vere underlagde teieplikt grunna at dei gjeld personlege tilhøve dersom den aktuelle personen offentleggjer opplysningane, til dømes ved å stå fram med yrkestittelen.

2.2.3. Spørsmål om teieplikt for opplysningar om løn og andre økonomiske tilhøve

Opplysningar om lønn og godtgjering frå offentlege instansar er ikkje omfatta av teieplikt, med unntak der opplysningane kan røpe noko om hemmelege oppdrag eller anna sensitivt arbeid. Ordinære opplysningar om lønn og inntekt som går fram av offentlege skattelister, eller som følgjer offentleg kjende tariffsatsar eller standardlønner elles for den aktuelle profesjonen, er å rekne som personlege tilhøve, og slike opplysningar er såleis ikkje underlagde teieplikt. Det same gjeld for opplysningar om kven som eig eller har bruksrett til ein eigedom, eller om eigardelar i selskap. Andre opplysningar som gjeld økonomien til privatpersonar, til dømes gjeld eller bidragsplikt, må stort sett reknast som personlege tilhøve, med mindre opplysningane er gjorde tilgjengelege gjennom dei offentlege skattelistene.

Lite sensitive opplysningar om økonomiske tilhøve vil derimot falle utanfor teieplikta. Til dømes vil opplysningar om at ein person er kunde i Statens Lånekasse ikkje vere å rekne som eit personleg tilhøve. Opplysningar om at personen har misleghalde gjelda til Lånekassa vil derimot vere personlege, og vere omfatta av teieplikt. Tilsvarande gjeld for misleghald av husleige og liknande. Opplysningar om at ein person mottek, eller har søkt ei form for sosial stønad vil òg vere underlagde teieplikt, men at ein person er klient hjå arbeids- og velferdsetaten (NAV), vil i seg sjølv ikkje vere underlagt teieplikt. Nærare informasjon om kva tilhøvet inneber, vil derimot vere omfatta av teieplikt.

Opplysningar om økonomiske tilhøve knytt til næringsverksemda til enkeltpersonar, fell normalt utanfor uttrykket personlege tilhøve. Dette gjeld til dømes opplysningar i ein søknad om tilskot til næringsdrifta. I tvilstilfelle må ein leggje vekt på om det aktuelle tilhøvet kunne oppstått for eit selskap. Dersom det er slik, talar det for at tilhøvet ikkje er omfatta av teieplikt.

Opplysningar om kva utdanning ein person har – særleg om avlagde eksamenar og gjennomførde kurs – er ikkje underlagde teieplikt. Heller ikkje karakterar frå høgare utdanning er underlagde teieplikt. For karakterar frå grunnskulen eller vidaregåandeskule er utgangspunktet det motsette, det vil seie at det i utgangspunktet vil gjelde teieplikt, men at potensielle arbeidsgivarar likevel kan få stadfesta at vitnemål er korrekt. Sidan det har vore ei viss usikkerheit rundt spørsmålet om retten til innsyn i karakterar, er det dessutan no fastsett i offentleglova § 26 første ledd tredje punktum at det er høve til å nekte innsyn i karakterar og vitnemål generelt.

2.2.4. Når er opplysningar om haldningar, synspunkt osv. omfatta av teieplikt?

Opplysningar om religiøs eller politisk haldning er som hovudregel underlagde teieplikt, sjølv om dei ikkje avdekkjer at personen er medlem i eller tilhøyrar eit konkret politisk parti eller eit bestemt religiøst trussamfunn eller annan type livssynssamfunn.

Slike opplysningar vil derimot ikkje kunne reknast som personlege dersom personen opplysningane gjeld, har gjeve til kjenne haldningane sine offentleg. Til dømes som talsmann for eit politisk parti eller ein religiøs organisasjon, eller gjeve eit intervju der religiøst eller politisk syn kjem til uttrykk. Om eit lesarinnlegg i ei avis eller eit magasin fører til at ein har gjeve haldningane til kjenne, må reknast som usikkert. Det avgjerande må vere korleis haldningane eventuelt kjem til uttrykk, og kva slags lesargruppe avisa eller magasinet har. Dersom haldningane kjem til uttrykk i ein blogg eller på eit internettsamfunn som Facebook, Myspace eller liknande, vil mykje av dei same vurderingane gjelde.

Dersom ein person skulle ha endra politisk syn sidan han gav det til kjenne, vil opplysningar om det nye synet vere underlagde teieplikt på vanleg måte, medan dette er meir uklart for sjølve opplysninga om at han har endra syn. For opplysningar om at ein person har konvertert eller elles endra si religiøse oppfatning etter at han gav den tidlegare til kjenne, vil nok òg sjølve opplysninga om konvertering vere omfatta av teieplikt. Når det gjeld opplysningar om medlemskap i frivillig religiøse organisasjonar, må dette behandlast på same måte som opplysningar om medlemskap i trussamfunn, og det same gjeld for opplysningar om medlemsskap i andre typar livssynssamfunn.

Kor vidt opplysningar om medlemskap i fagforeiningar og andre frivillige organisasjonar er underlagde teieplikt, må avgjerast ut frå kva slags organisasjon det er tale om. Opplysningar om medlemskap i store fagorganisasjonar som LO, UNIO, Akademikerne og dei yrkesrelaterte foreiningane vil normalt vere ukontroversielt og er ikkje underlagt teieplikt. Som til dømes at ein bonde er medlem i Norges Bondelag, ein lærar i UNIO eller ein jurist i Norges Juristforbund. Dersom ein derimot er medlem av ei fagforeining som har markert seg med eit bestemt politisk syn, der medlemsmassen er liten eller markerer seg med ei samstemd haldning, kan opplysningar om medlemskapet i seg sjølv opplyse om medlemmene si politiske haldning. Opplysningar om dette vil vere underlagde teieplikt. Dersom ein person har stått fram som talsmann for ei fagforeining, eller elles gjeve til kjenne at han er medlem eller ikkje lenger er medlem der, blir vurderinga den same som for religiøse og politiske syn.

Mykje av det same vil vere tilfelle for andre frivillige organisasjonar utanom religiøse organisasjonar og andre livssynsorganisasjonar. Opplysningar om medlemskap i store og ukontroversielle organisasjonar som Norges Skiforbund, Den norske Turistforening eller Raudekrossen eller andre store idrettslag, seier ikkje noko nærare om ein person og er difor ikkje omfatta av teieplikt. Medlemskap i Snevrare organisasjonar der medlemmene i stor grad dyrkar bestemte særinteresser vil i større grad karakterisere ein person, og opplysningar om slike medlemskap vil difor vere underlagde teieplikt.

Medlemskap i miljøorganisasjonar og liknande vil kome i ei mellomstilling. Opplysningar om medlemskap i Norges Naturvernforbund vil neppe vere underlagde teieplikt, medan opplysningar som gjeld meir kontroversielle og politisk omtvista organisasjonar, vil nok vere omfatta av teieplikta. Heller ikkje her vil ein ha krav på tystnad om ein har stått fram med medlemskapen eller at ein ikkje lenger er medlem.

Private skriv til offentlege organ der avsendaren gir uttrykk for prinsipielle synspunkt på saker eller tilhøve i forvaltninga som ikkje direkte gjeld avsendaren sjølv, eller nokon som har tilknyting til avsendaren, vil i utgangspunktet ikkje vere underlagde teieplikt. Det kan likevel vere at skrivet inneheld enkelte opplysningar av privat karakter som vil vere å rekne som personlege tilhøve etter forvaltningslova § 13 første ledd nr. 1.

2.3. Teieplikta for opplysningar om lovbrot og liknande

Tradisjonelt har ein lagt til grunn at opplysningar om at ein person eller ei verksemd som har gjort seg skuldig i straffbare handlingar, eller andre alvorlege lovbrot, er underlagde teieplikt. Dette synet kan ikkje lenger oppretthaldast fullt ut, i alle fall ikkje når det gjeld lovbrot som skjer i næringsverksemd. Dette syner seg gjennom at det er vorte stadig meir vanleg at brot på lover og forskrifter som blir oppdaga av offentlege kontrollinstansar, blir offentleggjorde av kontrollinstansane. Til dømes gjeld dette Mattilsynet sine kontrollar av at restaurantar og serveringsstader følgjer næringsmiddelforskriftene. Opplysningar om at personar er mistenkte for økonomisk kriminalitet i næringsverksemd blir òg ofte gjort offentleg kjende av dei organa som etterforskar eller handsamar saka.

Det er vanskeleg å seie eksakt kva opplysningar om straffbare handlingar eller andre lovbrot som er underlagde teieplikt. Ein må ta omsyn både til karakteren av lovbrotet og den offentlege interesse i at opplysningane blir kjende. Opplysningar om lovbrot som er gjort i næringsverksemd eller i samband med utøving av eit yrke som det er knytt ei særleg tillit til, som til dømes helsepersonell, vil i utgangspunktet ikkje vere underlagde teieplikt. Det må likevel leggjast vekt på om opplysingane berre gjeld mistanke om lovbrot, eller om tilhøvet er konstatert. Det kan såleis vere teieplikt på mistankestadiet, men ikkje når lovbrotet er stadfesta, typisk gjennom at personen sjølv innrømmer lovbrotet, eller at det blir prova på annan måte. Eit anna moment er kva tilknyting til næringsverksemda eller yrkesutøvinga lovbrotet har. Opplysningar om lovbrot som ein person har gjort seg skuldig i som privatperson, vil som utgangspunkt framleis vere underlagde teieplikt. Dersom opplysningar om slike lovbrot seier noko om kor eigna ein person er til å utøve eit yrke som det er knytt ein særleg tillit til, kan dette stille seg annleis.

Uavhengig av om lovbrotet er gjort i næringsverksemd, under yrkesutøving eller som privatperson, vil opplysningar om bakgrunnen for eller årsakene til lovbrotet, til dømes sjukdom, rusmiddelproblem eller andre personlege problem, vere underlagde teieplikt. Det same gjeld for personlege eigenskapar hos den som er skuldig i lovbrotet.

Opplysningar om at ein person fyller dei vilkåra lova set for å drive ei bestemt verksemd, til dømes at ein person har advokatløyve, er ikkje underlagde teieplikt. Opplysningar om at ein person har mista retten til å drive ein bestemt type verksemd, vil falle utanfor teieplikta. Til dømes vil opplysningar om at ein revisor eller ein advokat har fått inndrege løyvet sitt, normalt ikkje vere underlagde teieplikt. Det same gjeld informasjon om ein person har gyldig førarkort eller ikkje. Opplysningar om at ein person har fått førarkortet inndrege eller beslaglagt vil vere underlagde teieplikt.

Slike opplysningar vil ofte indikere at personen har gjort seg skuldig i ei straffbar handling. Samtidig vil behovet andre kan ha for opplysningar vere tilstrekkeleg vareteke ved at det er høve til å informere om at personen har, eller ikkje har gyldig førarkort.

2.4. Særleg om offentleg tilsette

Teieplikta for opplysningar om personlege tilhøve gjeld òg i tenesteperson. Men fordi offentleg tilsette skal vareta allmenne interesser, er teieplikta for opplysningar knytte til arbeid for det offentlege snevrare enn det som elles gjeld.

Kor markert denne skilnaden blir, er avhengig av kor høg stilling den aktuelle tilsette har, kor viktig tilliten frå ålmenta er for den aktuelle stillinga, og kor nært knytt til stillinga og arbeidet opplysningane er.

Utgangspunktet er at den snevrare teieplikta berre gjeld opplysningar knytt til utføringa av arbeid for det offentlege. Enkelte grupper av offentleg tilsette utfører likevel samfunnsoppgåver av ein slik karakter at ålmenta kan ha ei legitim interesse i å gjere seg kjend med enkelte handlingar som har funne stad utanfor tenesta.

At ein person har søkt ei offentleg stilling, er ikkje omfatta av teieplikt. Etter offentleglova § 25 kan det likevel vere høve til å gjere unntak for slike opplysningar. Det gjeld heller ikkje teieplikt for opplysningar om at nokon har fått, eller ikkje fått ei offentleg stilling eller eit opprykk. Opplysningar om personlege tilhøve i sjølve søknaden vil derimot kunne vere underlagde teieplikt.

Opplysningar om lønn og godtgjering til offentleg tilsette er ikkje underlagde teieplikt. Dette gjeld både der lønna følgjer dei offentlege regulativa, og der ho er individuelt fastsett etter eit leiarlønningssystem eller liknande. Lønnsfastsetjing som gir eit uttrykk for ei konkret fagleg, eller personleg vurdering av ein tilsett er i utgangspunktet ikkje underlagt teieplikt

Reiserekningar med vedlegg frå tilsette i forvaltninga er i utgangspunktet offentlege dokument. Enkelte opplysningar i rekningane eller vedlegga kan likevel vere underlagde teieplikt, til dømes opplysningar om nummeret på ein privat bankkonto som pengar skal setjast inn på, eller opplysningar om ei legerekning.

At ein offentleg tilsett har fått ein tenesterelatert reaksjon, som til dømes avskil, blir ikkje rekna som eit personleg tilhøve. Det vil òg vere høve til å opplyse om den direkte årsaka til reaksjonen, til dømes at personen har utvist grov uforstand i tenesta. Opplysningar om den nærare bakgrunnen for handlingane vil derimot vere omfatta av teieplikt, dersom opplysningane seier noko om tilhøve som rusmisbruk, personlege problem, sjukdom eller anna som kan karakterisere tenestemannen som person.

Det vil heller ikkje vere teieplikt for opplysningar om at ein tilsett har gjort seg skuldig i straffbare handlingar i tenesta, og kva reaksjon dette har ført til, anten det gjeld administrative eller strafferettslege reaksjonar. Nærare opplysningar om personlege eigenskapar hos gjerningspersonen, vil derimot falle inn under teieplikta. Det same gjeld nærare skildringar av handlingane og bakgrunnen for desse, i den grad slike opplysningar vil vere eigna til å karakterisere vedkommande som person, jf. førre avsnitt. Dette må vurderast konkret i kvar enkelt sak.

2.5. Tilsette i rettssubjekt der offentlege organ har ein dominerande posisjon

Dei vurderingane som er omtala i dette avsnittet, vil òg gjere seg gjeldande for tilsette i rettssubjekt der det offentlege har ein slik dominerande posisjon at rettssubjektet fell innanfor verkeområdet til offentleglova etter § 2 første ledd første punktum bokstav c og d. Tilknytinga til det offentlege vil vere sterk, og dei same omsyna som tilseier stor grad av openheit rundt offentleg tilsette, gjer seg gjeldande her. Særleg gjeld dette for opplysningar om lønn og andre økonomiske tilhøve. Om det er teieplikt i slike tilfelle, vil mellom anna avhenge av kor sterk tilknytinga til det offentlege er, og kva slags opplysningar det er tale om.

Denne vurderinga om det skal gjelde teieplikt vil heller ikkje vere avgrensa til rettssubjekt som faktisk er omfatta av offentleglova. Sjølv om eit rettssubjekt er halde utanfor offentleglova gjennom offentlegforskrifta § 1, eller driv slik næringsverksemd at det fell utanfor etter offentleglova § 2 første ledd andre punktum, kan tilknytinga til det offentlege vere så sterk at opplysningar om dei tilsette ikkje vil vere omfatta av teieplikt. Det gjeld òg dersom det er tale om opplysningar om tilsette i reint private verksemder.

3. Teieplikt for næringsopplysningar etter forvaltningslova § 13

3.1 Generelt om teieplikt for næringslivsopplysningar

Forvaltningslova § 13 første ledd nr. 2 gir teieplikt for opplysningar om ”tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår.”

Føresegna stiller med andre ord krav både til arten av opplysningar, visse næringsopplysningar, og til den eventuelle verknaden for konkurransen av at opplysningane blir gitt ut.

Opplysningar om drifts- eller forretningstilhøve vil omhandle opplysningar som direkte gjeld utøving av næringsverksemd, slik som informasjon om produksjonsmetodar, produkt, kontraktvilkår, marknadsføringsstrategiar, analyser, prognosar eller strategiar knytt til verksemda.

Den sentrale avgrensinga av teieplikta ligg i vilkåret om at det må vere av ”konkurransemessig betydning” for verksemda at opplysningane blir haldne hemmelege. For at opplysningane skal vere underlagde teieplikt, må det med andre ord kunne føre til økonomisk tap eller redusert gevinst for verksemda dersom dei blir kjende, anten direkte, eller ved at konkurrentar kan utnytte dei.

Det avgjerande er om opplysningane etter sin art kan ha slike skadeverknader, og ikkje om den konkrete mottakaren av opplysningane sjølv kan ha nytte av dei. Teieplikta er med andre ord til hinder for at næringsopplysningar som kan ha verknader for konkurransen, blir gitt ut til andre, uavhengig av om mottakaren vil eller kan bruke dei i eiga verksemd, gje dei vidare til andre eller gjere noko anna som faktisk medfører fare for tap.

Det vil ikkje ha verknader for konkurransen å holde hemmeleg opplysningar som er allment kjende eller tilgjengelege andre stader. Dersom opplysningane til dømes har vore omtalte i media eller brukt i offentleg tilgjengelege rapportar som verksemda har utarbeidd, eller elles er kjende i bransjen, vil opplysningane ikkje vere underlagde teieplikt, og den vanlege innsynsretten etter offentleglova vil gjelde.

Som hovudregel vil det heller ikkje gjelde teieplikt for opplysningar som gjeld verksemder som har ei monopolstilling, fordi det då normalt ikkje vil ha verknad for nokon konkurranse å offentleggjere opplysningane. Dette kan derimot stille seg annleis for opplysningar om tekniske innretningar, forretningsføringsstrategiar og liknande som kan nyttast utanfor den aktuelle bransjen.

3.2. Nærare avgrensingar av teieplikta

Teieplikta omhandlar vidare ikkje alle opplysningar om drifts- eller forretningstilhøve som vil kunne føre til økonomisk tap for verksemda. For det første er det lagt til grunn at mindre sensitive næringsopplysningar fell utanfor teieplikta, på same måte som lite sensitive personopplysningar.

For det andre kan behovet for å halde opplysningane hemmelege vere meir eller mindre verneverdig. På den eine sida kan det dreie seg om produksjonsmetodar eller liknande som ei verksemd har utvikla, medan det på den andre sida kan vere tale om disposisjonar eller tilhøve som ein ynskjer å halde skjult fordi dei er omdiskuterte eller kritikkverdige. I dei siste tilfella kan allmenne omsyn tale for at opplysningane må kunne givast ut. Rekkjevidda av teieplikta vil dermed variere ut frå kva type næringsopplysningar det er tale om.

Kjerneområdet for teieplikta er næringsopplysningar som andre kan nytte på tilsvarande måte i eiga næringsverksemd, dvs. forretningsløyndomar i meir tradisjonell forstand. Her står grunngivinga for teieplikta særleg sterkt. Typiske eksempel vil vere opplysningar om produksjonsmetodar og om nye produkt som er under utvikling.

Dersom verksemda har fått eller søkt om patent for metoden, vil opplysningar om metoden ikkje vere underlagde teieplikt, sidan ein då alt har oppnådd eller er i posisjon til å oppnå vern mot konkurranse.

Marknadsanalysar, økonomiske utrekningar og prognosar, konkrete forretningsstrategiar og liknande kan òg vere av ein slik karakter at konkurrentar kan utnytte dei. Det same gjeld informasjon som det ikkje ligg nokon skapande eller original tanke bak, som til dømes kundelister. Dersom utlevering av slike forretningsløyndomar kan ha skadelege verknader for konkurranseevna til verksemda, og desse skadeverknadene ikkje er uvesentlege, vil opplysningane normalt vere underlagde teieplikt. Ein kan tenkje seg at allmenne omsyn tilseier at opplysningane likevel bør kunne givast ut, til dømes dersom dei avdekkjer kritikkverdige forretningsmetodar, eller alt er offentleg tilgjengelege andre stader, jf. forvaltningslova § 13 a nr. 3.

Også opplysningar som kan skade konkurranseevna til verksemda på andre måtar enn ved at andre brukar opplysningane i deira verksemd, kan etter omstenda vere underlagde teieplikt. Det skal likevel ein del til for at ein vil seie at slike opplysningar er omfatta av teieplikt, og utgangspunktet vil vere at dei ikkje er det. I desse tilfella må ein gjere ei konkret vurdering av i kva grad omsyna bak teieplikta gjer seg gjeldande. Behovet for hemmeleghald må vegast opp mot den offentlege interessa som er knytt til innhaldet i opplysningane. Mellom anna må ein i større grad enn ved dei klassiske forretningsløyndomane leggje vekt på omfanget av den eventuelle skadeverknaden for konkurranseevna til verksemda og risikoen for at skaden vil oppstå. Ein kan vidare leggje vekt på om det er vanleg praksis i bransjen å hemmeleghalde den typen opplysningar, og i kva grad utlevering kan skade tilliten til forvaltninga.

Opplysningar om avtalar med forretningspartnarar, og innhaldet i slike avtalar, kan etter omstenda vere underlagde teieplikt. Dette kan til dømes vere tilfelle dersom andre kan erobre ein forretningspartnar, ta marknadsdelar frå verksemda med utgangspunkt i opplysningane, eller dersom utlevering av detaljerte opplysningar om prisar eller leveringsvilkår kan skade forhandlingsposisjonen til verksemda i framtidige forhandlingar.

Av liknande grunnar kan opplysningar om planlagde marknadsføringstiltak vere underlagde teieplikt. Sjølv om tiltaket ikkje utan vidare kan kopierast av konkurrentar, kan andre føretak ha nytte av opplysningane, til dømes ved at dei kan tilpasse sitt eige marknadsføringsopplegg.

Generelle opplysningar om den økonomiske stillinga til ei verksemd er normalt ikkje underlagde teieplikt. Det same gjeld opplysningar om administrative tilhøve i ei verksemd, til dømes opplysningar om organisasjonsmodell, kontortid og talet på tilsette. Teieplikt vil lett kunne gjelde opplysningar om organisatoriske tilhøve som berre er på planleggingsstadiet, til dømes opplysningar om ein planlagd fusjon eller ei nedskjering. Slike opplysningar kan ofte skade selskapet og utnyttast av konkurrentar.

3.3. Tilhøve som normalt fell utanfor teieplikta

Opplysningar om produksjonskapasitet og kvantum fell utanfor teieplikta med mindre dei indirekte avdekkjer produksjonsmetodar eller andre tilhøve som er underlagde teieplikt.

Opplysningar om helsetilstanden til dei tilsette eller sjukdomsrisiko i verksemda fell normalt utanfor teieplikta, dersom dei ikkje avdekker personlege tilhøve hjå enkeltpersonar.

At opplysningar kan skade konkurranseevna til verksemda gjennom negative reaksjonar i marknaden, vil normalt ikkje vere tilstrekkeleg til at dei er underlagde teieplikt. Dette gjeld til dømes opplysningar om tilhøve som er kritikkverdige eller omstridde. Det vil til dømes ikkje vere teieplikt for opplysningar om kva norske verksemder som handlar med Burma eller andre land ein normalt ikkje vil bli assosiert med.

Som utgangspunkt vil teieplikta heller ikkje omhandle opplysningar om at ei verksemd har gjort seg skuldig i eit lovbrot, sjølv om opplysningane vil kunne skade konkurranseevna til verksemda.

Teieplikta vil vidare ikkje omhandle forvaltningsvedtak som gjeld verksemda, til dømes vedtak om konsesjon, import- eller eksportløyve eller økonomisk stønad. Dokumenta i slike saker er saksdokument for dei aktuelle forvaltningsorgana, og underlagde innsynsrett etter offentleglova. Søknaden og/eller grunngivinga for vedtaket kan likevel innehalde opplysningar som vil vere underlagde teieplikt, til dømes fordi dei gjeld produksjonen.

3.4.Generelle lovfesta avgrensingar av teieplikta

Dei fleste tilfelle der ein har å gjere med opplysningar som i utgangspunktet er underlagde teieplikt etter forvaltningslova, og dermed skal vere unnatekne frå innsyn etter offentleglova, vil det vere omstende som tilseier at teieplikta skal avgrensast. Dette kan gjelde fleire ulike tilfelle, der fellestrekket er at det ikkje er nokon tilstrekkeleg grunn til at dei aktuelle opplysningane skal haldast skjult. Forvaltningslova § 13 a omhandlar tilfella der slik grunn ikkje ligg føre.

I § 13 a nr. 1 er det oppstilt to slike tilfelle. I det første tilfellet står det at opplysningar kan gjerast kjende for dei personane det direkte gjeld. I all hovudsak vil dette vere uproblematisk, då informasjonen oftast vil vere kjent for personane frå før, eller omhandle tilhøve dei hadde krav på å bli gjort kjende med. Sidan journalane derimot er tilgjengelege for alle, påverkar ikkje denne avgrensinga plikta til å skjerme opplysningane i offentleg journal.

3.4.1. Avgrensing av teieplikta på grunnlag av samtykke

Det andre tilfellet i § 13 a nr. 1 seier at teieplikta ikkje er til hinder for at opplysningane blir gjorde kjende for andre, så langt det kjem samtykke frå den som har krav på at teieplikta blir overhalde. Dette inneber at den som kan gi eit slikt samtykke berre er den som er verna etter § 13 nr. 1 om personlege tilhøve eller § 13 nr. 2 om forretningstilhøve, og at det heller ikkje krevst samtykke frå andre, som til dømes slekt.

Opplysningane kan ikkje nyttast i større grad enn det samtykket omfattar. Om ein får samtykke til å lese gjennom opplysningar, inneber ikkje det at ein har rett på kopi. Det gjeld ingen formkrav til eit samtykke, men det må vere gitt frivillig, utan nokon form for press.

Dette punktet vil normalt ikkje ha noko å seie for plikta til å skjerme opplysningar som er omfatta av teieplikt under journalføringa. Det er sjeldan aktuelt å innhente samtykke før det på eit seinare tidspunkt kjem innsynskrav i dokumentet. Skulle det derimot gå fram av eit innkome dokument at det er gitt samtykke til å gi ut opplysningar, som elles ville vore omfatta av teieplikt, vil det ikkje vere plikt til å skjerme desse i offentleg journal.

3.4.2. Avgrensing av teieplikta når opplysningane er gitt i statistisk form eller er anonymiserte

Etter forvaltningslova § 13 a nr. 2 skal teieplikta ikkje gjelde for opplysningar som er gitt i statistisk form, eller der individualiserande kjenneteikn er fjerna på annan måte, dersom behovet for vern er vareteke gjennom dette. Ved anonymisering må det her stillast krav om at alle individualiserande kjenneteikn blir fjerna, dette omfattar ofte meir enn reine personopplysningar.

Vidare kan det innebere problem å oppnå ei tilstrekkeleg individualisering der det er tale om opplysningar frå mindre miljø. Dette gjeld både for statistiske opplysningar, då grunnlaget for statistikken kan vere lite, og for opplysningar som er anonymiserte. Det kan oppstå særlege problem knytte til identifisering der anonymiserte opplysningar kan samanhaldast med allment tilgjengeleg informasjon, og opplysningar underlagde teieplikt dermed kan bli kjende. Dersom det er reell fare for at dette kan skje, kan ikkje opplysningar gjerast tilgjengelege på bakgrunn av denne regelen, heller ikkje i offentleg journal.

3.4.3. Avgrensing av teieplikta når inga verneverdig interesse tilseier at opplysningane skal vere hemmelege

Forvaltningslova § 13 a nr. 3 seier at opplysningar underlagde teieplikt kan nyttast dersom det ikkje er nokon ”berettiget interesse” som tilseier at dei skal vere hemmelege. Det vil då heller ikkje vere noko i vegen for at dei kan gjerast kjende gjennom offentleg journal. Døme på dette er at dei kan vere alminneleg kjende eller, alminneleg tilgjengelege andre stader. Desse døma er dei klart viktigaste tilfella der dette blir aktuelt. Opplysningar er alminneleg kjende dersom dei er offentleg publiserte, men ikkje dersom dei berre er kjende i form av rykte, eller kjende i eit avgrensa miljø. Forvaltninga skal ikkje bidra til å stadfeste rykte.

Når ein i denne samanhengen seier at opplysningane alt er alminneleg tilgjengelege andre stader, tenkjer ein på at dei er å finne i til dømes offentlege register, offentlege bibliotek, stader der dommar blir gjorde tilgjengelege osv. Ein må likevel vurdere om slike opplysningar, som ikkje er omfatta av teieplikt og som kan få ei langt meir omfattande omtale, gjer at forvaltninga likevel ikkje bør gi dei ut sjølv om dei er tilgjengelege på annan måte. Dersom opplysningane derimot har vorte alminneleg kjende gjennom media eller på annan måte, er det ofte ingen grunn til å halde dei attende, og dette kan særleg vere tilfelle dersom parten sjølv har gått ut med dei. Ei grundig vurdering, mellom anna av kor sensitive opplysningane er, må òg gjerast i slike tilfelle.

3.4.4. Andre avgrensingar av teieplikta etter forvaltningslova

Forvaltningslova §§ 13 b og 13 d inneheld nokre ytterlegare reglar om avgrensing av teieplikta. Desse avgrensingane tillét berre at opplysningar som er underlagt teieplikt i visse tilfelle, og på bestemte vilkår, kan gjerast kjende for bestemte personar, eller kategoriar av organ og personar, til bruk for bestemte føremål. Dei påverkar såleis ikkje plikta til å skjerme i offentleg journalopplysningar som er omfatta av teieplikt.

3.5. Skjerming av opplysningar som er omfatta av teieplikt

Opplysningar som er omfatta av teieplikt, skal ikkje gjerast tilgjengelege i offentleg journal, korkje på Internett eller elles. Ved registrering av dokument i journalen skal det difor, som nemnt ovanfor, strykast eller utelatast opplysningar i den offentlege journalen. Arkivforskrifta § 10 andre ledd har reglar om korleis journalføring skal gjerast når det ikkje er mogleg å registrere eit dokument utan at det går fram opplysningar som er omfatta av lovfesta teieplikt, eller som allmenta elles ikkje kan krevje innsyn i. I slike tilfelle kan det gjerast unntak etter reglane i offentleglova i den versjonen av journalen som organet pliktar å gjera offentleg tilgjengeleg på internett, eller tilgjengeleg som følgje av at nokon krev innsyn i journalen. Det følgjer av andre punktum at det berre kan gjerast unntak for ei heil journalregistrering, når det er nødvendig for å ikkje røpe opplysningar som er omfatta av lovfesta teieplikt.

Det naturlege vil vere å skjerme opplysningar gjennom overstryking dersom det er tale om opplysningar som er omfatta av teieplikt, og dette må såleis gjerast for alle dokument som skal gjerast tilgjengelege på Internett. Offentlegheitsprinsippet tilseier at ein ikkje skal stryke over meir enn det som er nødvendig for å hindre at opplysningar som er omfatta av teieplikt kjem ut. Opplysningar er berre omfatta av teieplikt dersom dei kan knytast til ein eller fleire bestemte enkeltpersonar (jf. fvl. § 13 første ledd nr. 1) eller bedrifter (fvl. § 13 første ledd nr. 2). I utgangspunktet vil difor det beste vere å stryke over namn som etter hovudreglane skal gå fram av journalen, og som kan knytast til opplysningar som er omfatta av teieplikt. Dette kan vere avsendar eller mottakar av det aktuelle dokumentet, eller namn elles, til dømes den dokumentet gjeld. Dersom opplysningar ikkje kan knytast til enkeltpersonar eller bedrifter, spelar det inga rolle kva slags opplysningar det er tale om.

I mange tilfelle vil det ikkje vere tilstrekkeleg å stryke over namn. Situasjonen kan vere at det er fleire dokument i ei sak, og ved å samanhalde fleire ulike dokument og/eller fleire journalinnføringar kan ein få kjennskap til opplysningar som er omfatta av teieplikt. Til dømes kan det vere opplyst i journalen kven eit dokument gjeld, eller gitt innsyn i eit slikt dokument, dersom dokumentet i utgangspunktet ikkje inneheld noko som er omfatta av teieplikt. Seinare kjem det inn eit nytt dokument om dei same tilhøva, og dette siste dokumentet inneheld opplysningar som er omfatta av teieplikt. Det vil då lett gå fram kven dette handlar om, og å stryke namnet i det andre dokumentet er då ikkje tilstrekkeleg. For å hindre at opplysningane som er omfatta av teieplikt blir kjende, er det i slike tilfelle nødvendig å stryke over, eller utelate namnet og andre opplysningar i journalen. Rammene for korleis ein kan gå fram i ein slik prosess følgjer av arkivforskrifta § 10 andre ledd.