Statens sivilrettsforvaltning har tatt i bruk eFormidling og Altinn Studio for å automatisere manuelle og tidkrevende prosesser. Dette har bidratt til raskere digitalisering og bedre håndtering av skjemaer.
Utfordringer og behov for effektivisering
Statens sivilrettsforvaltning (SRF) stod ovenfor utfordringer knyttet til håndtering av skjemaer og meldinger. De hadde skjemaer i Altinn II på ulike fagområder, som skulle til forskjellige arkiv og håndteres av forskjellige ansatte. Løsningen førte til mange manuelle prosesser, der arkivarer måtte hente ut filer manuelt fra et sentralt Altinn-mottak. Dette mottaket ble også brukt av vergemål, som er et stort fagfelt administrert av SRF.
For å skille disse prosessene fra hverandre, opprettet de et eget Altinn studio-mottak for vergemål. Samtidig ønsket de å flytte andre skjemaer over til Altinn studio, uten å måtte gjenbruke tjenestene de allerede brukte for vergemål. Den mest hensiktsmessige løsningen ble å sende skjemaer fra Altinn studio via eFormidling til SRFs ordinære postmottak.
Pilot på løsningen
Ettersom Statens sivilrettsforvaltning var pilot på løsningen var det ikke noe dokumentasjon de kunne bruke i sitt tilfelle. Hallvard Sandnes Flateland, leder for Vera-teamet i SRF, forteller at de fikk mye god hjelp av utviklerne hos Altinn. - Vi kunne også gjenbruke mye av det Digitale Helgeland har laget i Altinn studio for ett av sine skjema. Det måtte imidlertid tilpasses vår løsning, vårt skjema og vår innsendingsmetode.
«Dette gir oss en et godt utgangspunkt til å utvide til flere tjenester på ulike fagområde. Det gjør at digitaliseringen i organisasjonen vil gå mye raskere.»
Effektivisert arbeidshverdag
Ved å ta i bruk eFormidling og Altinn studio har Statens sivilrettsforvaltning redusert behovet for manuell innsamling av skjemaer og tillegging av metadata. Prosessene er nå automatisert og blitt mer effektive. De som håndterer skjemaene internt får raskere tilgang til skjemaene de trenger. En annen fordel er at de enkelt kan legge til flere skjemaer uten å måtte gjøre større kodejobb på mottaket, ettersom de håndteres som vanlige skjemaer sendt via DPO (vanlige innsendelser).
I dag mottar SRF flere skjemaer daglig ved hjelp av denne forsendelsesmetoden. Dette effektiviserer arbeidshverdagen for arkivarer og andre ansatte som tar imot skjemaene internt i organisasjonen.
Ved å benytte de eksisterende tjenestene for mottak og forsendelse via eFormidling, blir det enkelt for organisasjonen å utvikle nye skjemaer innen andre fagområder. Disse skjemaene kan da enkelt integreres med riktig metadata. SRF har nå et godt utgangspunkt for å utvide tjenestetilbudet på ulike fagområder, og bidrar til at organisasjonens digitale transformasjon kan skje enda raskere.
Statens sivilrettsforvaltning (SRF) er en enhet underlagt Justisdepartementet. SRF har ansvar for mange ulike ordninger på sivilretten sitt område som bl.a. erstatningsordninger, rettshjelp, vergemål og så videre. De har også ansvar for en del ulike kommisjoner. SRF er rundt 80 ansatte i tillegg til en rekke kommisjonsmedlemmer som er eksterne.