Raskere saksbehandling, raskere på veiene

Dokumentasjonen som trengs i forbindelse med transportløyvegarantier ble den gang sendt til Statens vegvesen via post eller e-post. Det krevde mange manuelle og tidkrevende steg for å få informasjonen registrert i Vegvesenets registre.

For å få på plass en enkel løsning for finansinstitusjoner (garantister) som sender inn dokumentasjonen tok vi kontakt med Digitaliseringsdirektoratet for å undersøke om Altinn var en plattform som kunne brukes til dette.

Digitaliseringsdirektoratet satt oss i kontakt med DSOP (Digital Samhandling Offentlig Privat) og vi fikk på plass et samarbeid mellom Statens vegvesen, Altinn, Bits og to finansforetak (Sparebanken Vest og Sparebank 1 SMN).

Tidligere måtte garantistene sende inn brev/e-post til Vegvesenets dokumentsenter manuelt. Hos dokumentsenteret skanner, registrerer og sender de videre dokumentene til riktig avdeling. Nasjonalt transportløyve (Løyvemyndighet for gods- og turvogn) får melding om at det er kommet et dokument de må behandle. Saksbehandler oppdaterer informasjon fra dokumentet inn i fagsystemet, henter ut maler som må kopieres over i systemet som sender ut dokumenter som bekrefter at vi har mottatt endringene. Mye klipp og lim og sending av dokumenter rundt om.

Løsningen på disse utfordringene ble å lage en skjemaløsning på den nye Altinn 3-plattformen.

Heldigitalisert saksgang

Nå kan en ansatt hos en garantist logge seg inn i Altinn og se informasjon om transportørene som Vegvesenet har registrert. Her får de også tilgang til flere typer skjemaer som enkelt kan fylles ut for å sende inn til Vegvesenet. Når garantisten trykker på send, vil informasjonen i skjemaet automatisk sendes til fagsystemet til Vegvesenet og oppdateres, det sendes også ut informasjons- og varselbrev i de tilfellene det er nødvendig. Uten at en saksbehandler hos Vegvesenet gjør noe med saken, alt er nå helt digitalisert.

Vi har nå spart tid på postgang, sortering hos dokumentsenteret, registrering og utsendelse av svar hos Nasjonal transportløyve og saksbehandlingstid hos garantist.

Statens vegvesen jobber også med å klargjøre en API løsning, da vil garantister kunne knytte seg til løsningen direkte fra sine egne fagsystemer.

Sikkerhet

Flere sikkerhetsmekanismer er satt inn for å sikre at kun de som skal ha muligheten for å benytte seg av tjenesten som får gjort det. Personene som logger seg inn i Altinn må logge inn med MinID eller BankID via ID porten, de må representere en organisasjon (det er en konsesjonsjekk via Finanstilsynet som sikrer at organisasjonen faktisk kan stille som garantist) og de må få en egen rolle på vegne av organisasjonen de representerer. Om disse kriteriene ikke er innfridd, vil ikke skjemaet være mulig å nå.

Sikring mellom fagsystemet til Vegvesenet og Altinn skjer via Maskinporten.

Godt samarbeid

Samarbeidet med Digdir og Altinn rundt dette prosjektet har vært helt supert. Vi fikk tidlig med oss daværende produkteier for Altinn 3 og han var med på de fleste møtene vi hadde i planlegging- og gjennomføringsfasen.

Produkteiers deltagelse muliggjorde raske avklaringer på om våre tenkte funksjoner var mulige eller ikke. Altinn 3 var så pass nytt på den tiden at flere av elementene vi ønsket var under utvikling og vi kunne da styre vår utvikling basert på deres. Underveis i utviklingen hadde vi også god dialog med utviklerne hos Altinn 3 via en felles Slack-kanal. Dette gjorde at vi også under utviklingen fikk raske avklaringer og løst opp i problemer uten å bruke for mye tid. De var også svært behjelpelig med annet som dukket opp i løpet av prosjektet.

Slack-kanalen er fortsatt i gang og vi henvender oss der om vi har noen utfordringer med videre forvaltning og utvikling av løsningen som dukker opp. Utrolig god og smidig måte å jobbe på!

Innlegget ble først publisert på digdir.no 6. desember.