For kommuner som bruker KS SvarUT
Kommunene formidler digital post til innbyggere og virksomheter gjennom SvarUt. SvarUt er knyttet til den felles offentlige løsningen for Digital postkasse til innbyggere, slik at SvarUT kan videresende post til e-Boks og Digipost. Dette er svært enkelt for kommunene, men det er noen ting som må gjøres før man kan komme i gang.
Steg 1: Ta kontakt med Digdir
Kontakt Digdir på e-post. Digdir vil deretter opprette din kommune som avsender og guide dere videre.
Obs! Nye kunder må sende inn skjema for DPI.
Steg 2: Aksepter bruksvilkår og aktiver digital postkasse
Les og signer "Bruksvilkår for Digdirs digitale fellesløsninger". Du må være innlogget på Samarbeidsportalen for å kunne signere.
Steg 3: Deleger rettighet til KS i Altinn
Innføringen av ny transportinfrastruktur medfører en nødvendig endring; Offentlige virksomheter må heretter selv delegere tilganger til andre virksomheter som skal ha lov til å behandle data på deres vegne.
Delegeringen skal gjøres i Altinn av daglig leder for virksomheten, eller den/de som er bemyndiget av virksomheten til å kunne delegere rettigheter i Altinn.
Til daglig leder/bemyndiget:
En ekstern virksomhet skal ha tilgang til å kunne sende digital post til innbyggere (DPI) på vegne av virksomheten du representerer. Ekstern virksomhet kan for eksempel være en fagsystemleverandør eller en samarbeidspartner/databehandler som opptrer på virksomhetens vegne.
For din virksomhet betyr dette at dere må delegere rettighet til KS-Kommunesektorens organisasjon.
Slik går du frem:
- Logg inn i Altinn https://www.altinn.no/
- Velg virksomheten du skal representere
- Klikk på «Profil» i toppmenyen
- Klikk på "Tilgang til programmeringsgrensesnittet - API"
- Klikk på "gi og fjerne API-tilganger"
- Klikk på "Deleger nytt API"
- Velg API-et som heter "Delegere rettighet til å sende DPI-meldinger på vegne av virksomheten" ved å søke på "dpi" i søkefeltet
- Klikk på plusstegnet til høyre for virksomhetens navn
- Klikk på "Neste"
- Søk opp virksomheten som skal ha rettigheter til å sende DPI, ved å søke på organisasjonsnummer (i dette tilfellet 971032146)
- Klikk på det plusstegnet til høyre for virksomhetens navn og organisasjonsnummer
- Klikk på "Neste"
- Klikk på "Bekreft"
Du har nå delegert rettighet til en ekstern virksomhet som skal ha tilgang til å kunne sende digital post til innbyggere (DPI) på vegne av virksomheten du representerer.
Steg 4: Aktiver DPI i SvarUT
Logg inn i https://forvaltning.fiks.ks.no. Trykk på «Konfigurasjon», så velg tjenesten Fiks SvarUt. Velg avsenderkontoen som skal konfigureres og bla ned til «Digital postkasse til innbyggere».
- Skriv inn organisasjonsnummeret og navnet på kommunen.
- Det kan legges inn en ekstra egendefinert tekst for meldingen i DPIs meldingsboks.
- Feltet avsenderindikator fylles kun ut etter samråd med Digitaliseringsdirektoratet.»
Gjennomfør ROS-analyse
I henhold til personopplysningsforskriften skal det gjennomføres en egen risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) før løsningen tas i bruk. Dette er et internt dokument for din virksomhet, og innebærer at det gjøres selvstendige vurderinger av sikkerheten i løsningen opp mot det dere skal bruke løsningen til. En arbeidsgruppe i regi av KS har utarbeidet en mal for ROS-analyse som kan benyttes.
Informasjon til egne innbyggere
Så snart din kommune har aktivisert DPI i SvarUT, er din kommune klar til å sende post digitalt til alle innbyggere som har opprettet en postkasse hos e-Boks eller Digipost. Det er innbygger selv som velger seg en digital postkasse. Det offentlige har felles interesse i, og utfordring med, å motivere innbyggerne til å aktivt velge en postkasse. Kommunene kjenner sine brukergrupper best og må ut fra denne kunnskapen finne gode måter å rekruttere nye postkassebrukere.
Digdir lager og gjør tilgjengelig innbyggerrettet informasjon om den digital postkassen på www.norge.no og ønsker at kommunene henviser innbyggerne hit for mer informasjon. Slik sikrer vi et felles budskap på tvers av ulike offentlige virksomheter. Digdir tilbyr en pakke med materiell som kan brukes av dere på ulike flater.
Vi ønsker at kommunene fremmer bruken av digital post ved å:
- Sende mest mulig post digitalt
- Oppfordre kommunens innbyggere til å velge digital postkasse
- Anbefale den digitale postkassen ved alle naturlige anledninger
- Bruke felles budskap og henvise innbyggerne til informasjon på www.norge.no
Kostnader
Det påløper transaksjonskostnader for hvert brev som videresendes til e-Boks og Digipost.