For kommuner som bruker KS SvarUT

Kommunene formidler digital post til innbyggere og virksomheter gjennom SvarUt. SvarUt er knyttet til den felles offentlige løsningen for Digital postkasse til innbyggere, slik at SvarUT kan videresende post til e-Boks og Digipost. Dette er svært enkelt for kommunene, men det er noen ting som må gjøres før man kan komme i gang.

Steg 1: Ta kontakt med Digdir

Kontakt Digdir på e-post. Digdir vil deretter opprette din kommune som avsender og guide dere videre.

Steg 2: Aksepter bruksvilkår og aktiver digital postkasse

Les og signer "Bruksvilkår for Digdirs digitale fellesløsninger". Du må være innlogget på Samarbeidsportalen for å kunne signere.

Steg 3: Aktiver SDP i SvarUT

Logg inn i https://svarut.ks.no og velg den avsenderen som skal konfigureres og deretter fanen SDP.

  • Skriv inn organisasjonsnummeret og navnet på kommunen.
  • Det kan legges inn en ekstra egendefinert tekst for meldingen i SDPs meldingsboks.
  • Feltet avsenderindikator fylles kun ut etter samråd med Digitaliseringsdirektoratet.

Gjennomfør ROS-analyse

I henhold til personopplysningsforskriften skal det gjennomføres en egen risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) før løsningen tas i bruk. Dette er et internt dokument for din virksomhet, og innebærer at det gjøres selvstendige vurderinger av sikkerheten i løsningen opp mot det dere skal bruke løsningen til. En arbeidsgruppe i regi av KS har utarbeidet en mal for ROS-analyse som kan benyttes.

Informasjon til egne innbyggere

Så snart din kommune har aktivisert SDP i SvarUT, er din kommune klar til å sende post digitalt til alle innbyggere som har opprettet en postkasse hos e-Boks eller Digipost. Det er innbygger selv som velger seg en digital postkasse. Det offentlige har felles interesse i, og utfordring med, å motivere innbyggerne til å aktivt velge en postkasse. Kommunene kjenner sine brukergrupper best og må ut fra denne kunnskapen finne gode måter å rekruttere nye postkassebrukere.

Digdir lager og gjør tilgjengelig innbyggerrettet informasjon om den digital postkassen på www.norge.no og ønsker at kommunene henviser innbyggerne hit for mer informasjon. Slik sikrer vi et felles budskap på tvers av ulike offentlige virksomheter. Digdir tilbyr en pakke med materiell som kan brukes av dere på ulike flater.

Vi ønsker at kommunene fremmer bruken av digital post ved å:

  • Sende mest mulig post digitalt
  • Oppfordre kommunens innbyggere til å velge digital postkasse
  • Anbefale den digitale postkassen ved alle naturlige anledninger
  • Bruke felles budskap og henvise innbyggerne til informasjon på www.norge.no

Kostnader

Det påløper transaksjonskostnader for hvert brev som videresendes til e-Boks og Digipost.