Dere skal nå legge et godt grunnlag for implementeringen av eInnsyn ved å gjøre eInnsyn viktig for organisasjonen.
Aktiviteter i fasen
Start arbeidet med å kartlegge ansattes holdninger og erfaringer med publisering av offentlig informasjon. Ved å gjøre et grundig innsiktsarbeid, får du et bilde på hvilke områder det er viktigst å gjøre en god forankringsjobb.
Innsikt i ansattes holdninger til publisering vil danne selve grunnmuren for en vellykket implementering. Bruk gjerne ulike metoder, og snakk med både ledere, saksbehandlere og ansatte som jobber med arkiv for å danne et bredt bilde av dagens holdninger.
Start forankringsarbeidet med å kartlegge hvem som blir berørt eller kan påvirke endringen. Disse kalles interessenter.
En interessentanalyse brukes til å definere hvordan de ulike partene berøres av endringen, hvordan de kan påvirke endringen, og hva deres holdning til endringen er. Senere legger interessentanalysen grunnlaget for arbeidet med forankring.
Eksempler på interessenter som blir berørt av eInnsyn er:
Basert på interessentanalysen, bør du nå starte å planlegge forankringsaktiviteter. Det er viktig å utforme tiltakene ut fra interessentenes behov.
Lag en plan hvor du inkluderer alle forankringstiltak. Tenk gjennom hvilke aktiviteter som bør gjøres når, og med hvem. Sørg for å ha én person som er ansvarlig for hver aktivitet, og en tidsfrist for aktiviteten.
Forankringsplanen er ikke statisk, og bør oppdateres underveis i arbeidet med implementeringen av eInnsyn. Uforutsette hendelser kan skape forsinkelser, eller det kan vise seg at noen av aktivitetene du planla ikke egnet seg så godt som du hadde tenkt.
Eksempler på forankringsaktiviteter som bør gjennomføres er:
Formidling av informasjon om eInnsyn, for eksempel gjennom intranett eller epost
Informasjonsmøter med ansatte og ledere
Gruppesamtaler med ansatte
Utforming av nye rutiner med ansatte
Grundig opplæring i nye arbeidsrutiner og -verktøy
Nå har du forberedt et godt grunnlag for å starte forankringsaktivitetene. Informasjonsmøter med ledere og ansatte bør være noen av de første aktivitetene du planlegger.
Bruk gjerne presentasjonen Om eInnsyn som underlag for informasjonsmøtene, og tilpass den etter eget behov.
Sjekkliste
Har dere:
Gjort dere kjent med eInnsyns bakgrunn, hensikt og visjon?
