Fase 3: Implementering

Opplæring i nye rutiner eller verktøy bør gjennomføres tett opp mot når de skal brukes. Opplæringstiltakene bør være basert på behovene som ble identifisert i forrige fase.

Erfaringer har vist at to opplæringstiltak kan være særlig nyttige under innføringen av eInnsyn:

• En helhetlig gjennomgang av saksbehandlingsprosessen fra start til slutt. Fokuset bør være på de nye og endrede oppgaver eInnsyn fører med seg. Dette inkluderer arbeidsinndelingen mellom arkiv og saksbehandling, og hvordan valgene som foretas i sak- og arkivsystemet påvirker hva publikum kan se.
• Opplæring i praktisk anvendelse av offentleglova, i kombinasjon med de andre lovparagrafene som brukes når offentligheten til saksdokumenter skal vurderes.

Følg implementeringsplanen og gå over til de nye rutinene når dere tar i bruk eInnsyn. Det er viktig å gi de ansatte påminnelser om hvorfor dere implementerer nye rutiner, og fortsette å informere om hensikten med eInnsyn.

Dersom de planlagte endringene er store, bør implementeringen skje stegvis. Start med et enkelt saksområde, og la ansatte prøve ut eInnsyn med nye rutiner for å bli trygge på dem. Ta læring av innføringsprosessen ved å ta imot innspill fra saksbehandlere, ledere og ansatte som jobber i arkiv. Dersom noe ikke fungerer som tiltenkt, så kan du forandre det.

For å gjøre det enklere for ansatte å ta i bruk nye rutiner, kan dere lage noen enkle hjelpemidler til ledere, saksbehandler og ansatte som jobber med arkiv.

Eksempel: Kultur- og idrettsbygg Oslo KF har fulltekstpublisert mesteparten av sine saksdokumenter siden 2015. Erfaringer har vist at en enkel rutinebeskrivelse er et nyttig hjelpemiddel for saksbehandlerne. I tillegg til rutinebeskrivelsen bruker saksbehandlerne en tabell som veileder dem i offentlighetsvurdering av de vanligste dokumenttypene. Tabellen inneholder:

• Beskrivelse av dokumentet, for eksempel om det er en behovsmelding, et tilbud eller en kunngjøring på Doffin
• Om dokumentet er innkommende, utgående eller internt
• Om dokumentet vanligvis er unntatt offentligheten, og i så tilfelle referanse til hjemmel i lov
• Eventuell tilleggsinformasjon knyttet til saksbehandling av dokumentet, for eksempel spesielle rutiner for arkivering

Start med måling og oppfølging av måleindikatorene som ble definert i gevinstplanen. Gjennomfør nullpunktsmålinger før implementeringen av nye rutiner. Nullpunktsmåling betyr å sjekke verdien til måleindikatorene før endringer skjer, og dette er viktig for å skape sammenligningsgrunnlag. Start med jevnlig måling av indikatorene etter at nye rutiner er implementert.

Unngå å måle for mange eller for kompliserte måleindikatorer. En tommelfingerregel er å måle minst tre indikatorer, men ikke flere enn syv. For å få et helhetlig bilde kan noen måleindikatorer være kvantitative og andre kvalitative vurderinger. Gjenbruk eksisterende tallgrunnlag og rapporteringer når det er mulig.

Forankring er en kontinuerlig prosess, og tar ikke slutt selv om de nye rutinene er tatt i bruk. Ansatte trenger stadig påminnelser om hvorfor rutinene er som de er, og rullerende opplæring i nye ansvarsområder eller oppgaver.

Med jevne mellomrom bør dere vurdere hvor godt forankringsaktivitetene dere gjennomfører fungerer, og gjøre endringer ved behov.