Fase 2: Tydeliggjøring

Start med å få en god oversikt over dagens saksbehandlingsprosesser for å identifisere hvordan de blir berørt av eInnsyn. Snakk med saksbehandlere, arkivarer og ledere på tvers av avdelinger og fagområder, for å finne ut hvordan saksbehandlingsprosessene faktisk gjennomføres i dag.

Forskjellige virksomheter saksbehandler ulike typer saker. Vurder om dere skal ta utgangspunkt i prosesser basert på sakstyper (f.eks. konsesjonssaksbehandling eller tilsyn), eller prosesser som går igjen for all saksbehandling (f.eks. postmottak eller høring).

En god fremgangsmåte er å arrangere arbeidsmøter med saksbehandlere og arkivarer hvor dere gjennomgår hele saksbehandlingsprosessen, skritt for skritt. Dere kan bruke eksisterende prosessdokumentasjon som bakgrunn, men fokuser på å kartlegge saksbehandlingen slik den faktisk er. De kartlagte prosessene bør dokumenteres i flytskjema, det kan være lurt å bruke et verktøy som for eksempel Bizagi modeler. Disse kartleggingene er viktige, fordi de danner grunnlag for arbeidet med nye rutiner.

Det kan være nyttig å skaffe en oversikt over de ulike dokumenttypene som kommer inn til og sendes ut fra virksomheten. Noen typer saksdokumenter er alltid offentlige, og noen vil alltid være unntatt offentlighet. Ved å få en oversikt over hvilke typer dokumenter som går igjen på tvers av saksbehandlingen, kan dere definere noen regler som gjør offentlighetsvurdering raskere og enklere for saksbehandlerne.

Et godt tips er å fokusere på de typene dokumenter som får flest innsynskrav. Her vil effektiv offentlighetsvurdering kunne skape de største gevinstene både for publikum og virksomheten.

Eksempel: Barne- og likestillingsdepartementet (BLD) har utarbeidet en kategorisering for saksdokumentene sine. Kategoriseringen skal være et verktøy for saksbehandlerne som gjør offentlighetsvurdering enklere. Vi deler saksdokumenter inn i grønn, gul og rød kategori.

Grønn kategori

• Inneholder dokumenter som skal fulltekstpubliseres
• Innkommende forhåndsgodkjent post i grønn kategori kan offentliggjøres av arkivet
• Utgående grønne dokumenter vurderes av saksbehandleren og godkjennes av leder

Gul kategori

• Inneholder dokumenter som trenger en nærmere vurdering av saksbehandler og godkjenning fra leder

Rød kategori

• Inneholder dokumenter som ikke skal fulltekstpubliseres
• Innkommende post i rød kategori kan vurderes av arkiv eller saksbehandler
• Utgående røde dokumenter vurderes av saksbehandlere og godkjennes av leder

eInnsyn gir mulighet for fulltekstpublisering av dokumenter. Det kan kreve endring av rutiner. Analyser de kartlagte saksbehandlingsprosessene og dokumenttypene, for å identifisere eksakt hvor det er behov for nye rutiner. Få oversikt over hvem som er brukerne av rutinene som må utformes på nytt.

For å sikre god forankring bør nye rutiner utformes sammen med brukerne av rutinene. En god fremgangsmetode er å arrangere arbeidsmøter med saksbehandlere og arkivarer. Ta utgangspunkt i de kartlagte saksbehandlingsprosessene. For hvert skritt i saksbehandlingen må dere vurdere om den delen av prosessen blir påvirket, og om den bør endres. Et eksempel kan være at saksbehandler må vurdere offentligheten til et dokument samtidig som det ferdigstilles. Visualiser de nye rutinene i enkle flytskjema (ved bruk av for eksempel Bizagi modeler).

Innføringen av eInnsyn er en god mulighet for å gå gjennom hvordan dagens rutiner fungerer og gjennomføre endringer der det trengs. Tydelige rutiner, roller og ansvar er gunstig for både ansatte og ledere.

Eksempel: I BLD ble nye rutiner utarbeidet i samarbeid med saksbehandlere og ansatte som jobber med arkiv. For å formidle de nye rutinene ble de utarbeidet enkle visualiseringer. Disse viste de viktigste stegene i rutinene, og fremhevet hvor ledere, saksbehandlere og arkiv fikk nye oppgaver. Se visualisering av rutinene for innkommende og utgående post i prosessbeskrivelsen.

Ansatte og ledere kan ha behov for opplæring både i rutiner, lovverk og bruk av sak- og arkivsystemet med ny funksjonalitet som understøtter eInnsyn.

Erfaringer har vist at mange saksbehandlere ønsker opplæring i offentleglova for å bli tryggere i offentlighetsvurdering. Det kan også være lurt å samkjøre opplæring i nye rutiner med praktisk opplæring i saksbehandlingsverktøyet.

Søk innspill fra ansatte, og lytt til deres behov for opplæring. Arranger gjerne en gruppesamtale med saksbehandlere og arkivarer, hvor dere samler innspill om ønsker for opplæring.

Saksbehandling og arkivering av dokumenter er en sentral del av oppgavene til virksomheter i offentlig sektor. For å sikre at de nye rutinene ikke fører til uakseptabel risiko, bør du foreta en risiko- og sårbarhetsanalyse av de nye rutinene for saksbehandlingen.

Kartlegg hvilke gevinster eInnsyn kan skape for virksomheten, og planlegg hvordan gevinstene kan måles og følges opp over tid.

Gevinstene fra eInnsyn vil variere. Dersom din virksomhet i hovedsak jobber med informasjon som er offentlig, kan det spares tid på unngåtte innsynsbegjæringer ved å fulltekstpublisere.

Økt åpenhet i forvaltningen vil være en gevinst for både publikum, presse og demokratiet vårt.

Gjør kartleggingene i samarbeid med saksbehandlerne, arkiv og ledere, slik at alle har eierskap til gevinstene. Se verktøy for gevinstrealisering for tips til å gjennomføre gevinstkartlegging.

For mer informasjon om gevinster, se KS sin informasjon om gevinstrealisering.

Erfaring: I Norges Vassdrags- og Energidirektorat (NVE) ble det anslått at 95 % av saksdokumentene som ble behandlet var offentlige. Ved å legge saksbehandlingsrutinene til rette for at disse dokumentene blir fulltekstpubliserte, kan NVE unngå en stor andel av dagens innsynsbegjæringer. Med mer enn 2600 innsynsbegjæringer per år, kan NVE spare vesentlig tid på behandling av innsynsbegjæringer.

Erfaring: Barne- og likestillingsdepartementet (BLD) kartla sine saksbehandlingsprosesser og sakstyper grundig. En relativt høy andel av dokumentene i virksomheten inneholder sensitiv informasjon. Med bakgrunn i kartleggingen fant BLD at innføringen av eInnsyn ikke vil føre til mindre bruk av ressurser. BLD har valgt som hovedmål for innføringen av eInnsyn at virksomheten har god etterlevelse av offentleglovas formål.

Lag en gevinstrealiseringsplan etter at gevinstene er kartlagt. Planen bør ha en tydelig og enkel beskrivelse av gevinstene, hvordan de skal måles og hvem som er ansvarlig for å følge dem opp. Planen bør beskrive enkle rutiner for måling og tiltak for å håndtere avvik. Det er lurt å gjøre oppfølgingen så enkel som mulig.

Det kan oppleves krevende å finne gode måleindikatorer for gevinstene. Søk derfor etter innspill fra ansatte og ledere for å få flere perspektiver. Husk på at måleindikatorer kun gir en pekepinn på hvordan det står til, og brukes best til å spore utvikling.

Husk å forankre gevinstplanen godt med dem som skal bruke den.

På KS sine sider finner du eksempel på mal til gevinstplanlegging.

For å lykkes med implementeringen av eInnsyn kreves innsats på fire områder: forankring, utforming av nye rutiner, opplæring og gevinstrealisering.

Implementeringsplanen er en overordnet sammenstilling av forankringsplanen, gevinstplanen, innføring av nye rutiner og opplæringsaktiviteter. Hensikten med å lage planen er å sørge for at aktivitetene gjennomføres i riktig rekkefølge, og at ingen viktige tidsfrister blir glemt.

En viktig del av klargjøringen for implementering av eInnsyn er forankring. Følg forankringsplanen som ble laget tidligere, og hold den oppdatert underveis.